Главная » Блог » Как предоставить или убрать доступ к файлам в Google Docs. Настройка и ограничения

Как предоставить или убрать доступ к файлам в Google Docs. Настройка и ограничения

17.06.2021

Оксана Харьковчук, редактор блога Webpromo


Общие проекты и режимы совместного редактирования текстовых материалов на страницах сервиса Google Docs появились уже давно. Достаточно поделиться доступом с гугл диска, и у вашего коллеги, сотрудника и даже случайных пользователей появится шанс вносить изменения в данные, оставлять комментарии и делиться мнением.

Параметры кооперативного взаимодействия настраиваются за пару шагов, но для начала рекомендуется разобраться в «ролях» и «статусах» пользователей гугл диска, а уже после приступить к остальным действиям.

Як надати або прибрати доступ до файлів в Google Docs. Налагодження та обмеження



 

Содержание:

Уровни прав доступа к файлам и каталогам на Google Docs (и смежных сервисах – Drive, Sheets)

Настройка прав доступа к документам по приглашению или ссылке на гугл диске

Способы разграничения контроля на гугл диске

Блокировка доступа к файлам на гугл диске

Ограничение доступа к документам через Google Drive

Выводы

 

Уровни прав доступа к файлам и каталогам на Google Docs (и смежных сервисах — Drive, Sheets)

  • Владелец. Вручную подготовленные, загруженные из сети или перенесенные в личный каталог документы на гугл диске принадлежат «владельцу». Он может редактировать информацию, контролировать содержимое папок, делиться материалами с коллегами, редакторами и комментаторами, переносить файлы на «Гугл Диск» или в «Корзину».  
  • Редактор. Обладает схожими с «Владельцем» полномочиями за исключением окончательного удаления файлов или папок на гугл диске (только могут добавить документы на диске в «очередь» на перенос в «Корзину»).
  • Читатель. Сторонние наблюдатели, обладающие возможностью просматривать файлы и каталоги на гугл диске, загружать материалы на жесткие диски, подготавливать личные копии содержимого на Google Drive.
  • Комментатор. Схожи с читателями с точки зрения полномочий на гугл диске, но способны добавлять личные заметки на полях, делиться мнением с «Владельцем», давать советы и рекомендации.

Перечисленные роли в сервисе Google Docs встречаются при каждой настройке режима совместного взаимодействия с материалами.

Важно! Не ошибиться в выборе уровня прав доступа к файлам, чтобы не столкнуться с ситуацией утечки конфиденциальной информации или потери данных.

Різні рівні доступу на гугл диску



 

Настройка прав доступа к документам по приглашению или ссылке на гугл диске

После загрузки документов и файлов на сайте Google Docs (в качестве «Владельца»), вам разблокируют доступ к меню с возможностью настройки режима совместного взаимодействия. Этот параметр скрыт по умолчанию и появляется лишь в момент просмотра материалов на диске (достаточно кликнуть левой кнопкой мыши по расположенному в каталоге файле и перейти на соседнюю веб-страницу).

Налаштування прав доступу до документів для запрошення або посиланням

После перехода на страницу, в правой верхней части интерфейса гугл диска, рядом с иконкой профиля сразу появится синяя кнопка «Настройки доступа». Именно эта кнопка разрешает выдавать соответствующие роли и полномочия. 

Налаштування прав доступу до документів на запрошення або посиланням

 

Способы разграничения контроля на гугл диске

Для разграничения контроля на гугл диске предусмотрено два способа.

  1. Google Docs разрешает добавлять пользователей из группы «Контактов». Для этого нужно написать или скопировать в пустующее текстовое поле на гугл диске нужные вам адреса электронной почты или названия заранее собранных групп.

Способи розмежування контролю. Google Docs дозволяє додавати користувачів з групи «Контактів»

После ввода e-mail сервис предложит вам выбрать роль (от «Редактора» до «Читателя»), а после – поставить или снять галочку напротив пункта «Уведомить пользователей».

Способи розмежування контролю. Google Docs дозволяє додавати користувачів з групи «Контактів»

Для появления дополнительных параметров на гугл диске вы можете кликнуть по шестеренке сверху в меню. Вам откроется поля выбора, связанные с возможностью изменять разрешения и параметры доступа или же скачивать, распечатывать и копировать документы. Выбор напрямую зависит от типа предоставляемых файлов и ценности содержимого.

Способи розмежування контролю. Контроль над матеріалами видається і за посиланням

  1. Кроме полноценного совместного доступа на сайте Google Docs контроль над материалами выдается и по ссылке.

У тех коллег, друзей или сотрудников, которым выдана ссылка, появится шанс взаимодействовать с файлами на гугл диске в соответствующем статусе («Читатель», «Комментатор», «Редактор»). Этот способ намного быстрее, но может возникнуть проблема с контролем вашего документа, ведь человек на свое усмотрение сможет делиться ссылкой, а задать для каждого пользователя определенные роли на Google Диск, к сожалению, не выйдет.

Блокування доступу до файлів



 

Блокировка доступа к файлам на гугл диске

Если выданные сотрудникам, коллегам или друзьям права на просмотр, редактирование или копирование материалов, представленных в хранилище Google Docs, потеряли актуальность, тогда действовать нужно в обратном порядке:

1. Выбрать функцию «Просмотр файла» и переход к меню «Настройки доступа» из правого верхнего угла на гугл диске;

Блокування доступу до файлів, перегляд файлу

2. Специальный крестик для возвращения контроля над материалами или кнопка с контекстным меню и пунктом «Удалить доступ» – будет доступен на гугл диске рядом с пользователями (сотрудниками, друзьями), если ранее уже выдавались приглашения.

Блокування доступу до файлів, перегляд файлу, видалити доступ, доступ обмежений

3. При выдаче доступа на гугл диске одновременно по ссылке действовать предстоит иначе. Выбрать пункт «Доступ ограничен» из выпадающего списка и нажать на кнопку «Готово». Как результат – лишь добавленные через приглашение пользователи смогут просматривать информацию по ссылке с вашего диска, а у остальных возникнут проблемы – сервис потребует авторизоваться.

 

Ограничение доступа к документам через Google Drive

Кроме индивидуальной настройки прав доступа к каждому конкретному файлу и материалу, предусмотрен и альтернативный путь решения проблемы, способный сэкономить массу времени. Речь о пакетной обработке информации из облачного хранилища Google Drive с помощью ручной сортировки и специального меню предпросмотра, разрешающего за пару минут посмотреть, кому и когда выданы полномочия редактора, читателя или комментатора, а вместе с тем – мгновенно заблокировать режим совместного взаимодействия на вашем гугл диске. 

Ограничение доступа через Google Drive в три этапа:

  1. Сортировка контента. Сервис распределяет файлы по цифровым папкам в зависимости от даты добавления, названия, назначения. Однако, предусмотренных Google Drive параметров недостаточно для полноценной сортировки. Поэтому можно воспользоваться специальной командой, ее нужно добавить в текстовую строку в верхней части интерфейса – type:document owner:e-mail. Перед вводом команду предстоит отредактировать – необходимо дописать вместо e-mail адрес электронной почты Google.Обмеження доступу до документів через Google Drive. Сортування контенту.
  2. Выбор материалов. Результаты поиска появятся справа снизу в виде специальной сетки с материалами. Следующий шаг – ручной выбор материалов (выделение с Ctrl или Shift, или же через комбинацию Ctrl + A). Второй вариант используют в том случае, когда необходимо разграничить режим совместного взаимодействия с файлами для всей библиотеки сразу. 
  3. Смена параметров доступа. После выбора материалов необходимо вызвать контекстное меню (нажать правой кнопкой мыши по любому из файлов) и выбрать «Открыть доступ».
    Обмеження доступу до документів через Google Drive. Вибір матеріалів. Сервис сразу отобразит, какие пользователи или группы способны редактировать данные в виде списка или – предложит перейти к настройке доступа по ссылкам на гугл диске.
    Обмеження доступу до документів через Google Drive. Зміна параметрів доступу. Последний вариант наиболее актуальный – на гугл диске появится список всех документов с нестандартными настройками. Далее лишь дело техники: ограничить доступ, поменять роли, перенести данные в корзину.
  4. Кроме текстовых материалов описанный выше способ срабатывает и на таблицы, презентации и медиаконтент (музыка, аудиокниги, видеоролики). С каталогами возникнут проблемы – сервис начнет ссылаться на непредвиденные и неконтролируемые ошибки, затем при доступе к параметрам предложит задать конкретный запрос. 

 

Выводы

  1. Уровни прав доступа к файлам и каталогам на Google Docs. При каждой настройке режима совместного взаимодействия с материалами в сервисе Google Docs встречаются уровни доступа. «Владелец», «Редактор», «Читатель», или же «Комментатор» – определяете вы или за вас.
  2. Настройка прав доступа к документам по приглашению или ссылке на Google Диск. Также существуют разные способы предоставления доступа пользователям и разграничения их контроля. Важно понимать «сколько», «для кого» и «кому» вы хотите предоставить информацию на гугл диске.
  3. При нежелании демонстрировать кому-то личные данные или же документы на гугл диске существует функция блокировки доступа к файлам.
  4. Ограничение доступа к документам через Google Drive происходит в три этапа. После того, как вы проведете правильную сортировку контента, выберете материалы для предоставления доступа, вы сможете изменить и параметры доступа на Google Диск.

 

Также читайте другие статьи в блоге Webpromo:

И подписывайтесь на наш Telegram-канал про маркетинг.

Последние материалы рубрики

Как разработать лендинг в сервисе SendPulse

Как разработать лендинг в сервисе SendPulse

Ранее мы рассмотрели анатомию лендинга и этапы его подготовки. Для выбора посадочной страницы вам не понадобятся знания кода или...

Spark Ads — новый нативный формат рекламы для брендов в TikTok

Spark Ads — новый нативный формат рекламы для брендов в TikTok

Spark Ads обеспечивает более высокие результаты от проведения рекламных кампаний при минимальном бюджете.Новый нативный формат...

Как создать и использовать воронки продаж в маркетинге? Отслеживаем воронку с помощью Google Analytics

Как создать и использовать воронки продаж в маркетинге?...

Что такое воронка продаж, как создать и использовать, для чего отслеживать ваши воронки в Google Analytics? Все, что вы хотели узнать об этом...

Подготовка эффективного лендинга: 8 шагов к высоким...

Перед разработкой лендинга нужно продумать весь путь потенциального клиента. Как? Конвертировать лидов в клиентов с привлечением...

Остались вопросы?
Наши эксперты готовы ответить на них

Свяжитесь по указанному ниже телефону с нашим менеджером или воспользуйтесь услугой «Перезвонить мне». Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Каждый участник — мастер своего дела
Ценю Webpromo за гибкость
Команда Webpromo, как продолжение нашего отдела маркетинга
Спокоен за продвижение своих проектов в интернете