Головна » Блог » Як надати або прибрати доступ до файлів в Google Docs. Налаштування та обмеження

Як надати або прибрати доступ до файлів в Google Docs. Налаштування та обмеження

17.06.2021

Оксана Харьковчук, редактор блогу Webpromo


Спільні проєкти та режими спільного редагування текстових матеріалів на сторінках сервісу Google Docs з’явилися давно. Досить поділитися доступом з гугл диска, і у вашого колеги, співробітника і навіть випадкових користувачів з’явиться шанс вносити зміни в дані, залишати коментарі та ділитися думкою.

Параметри кооперативної взаємодії налаштовуються за пару кроків, однак для початку рекомендується розібратися в «ролях» і «статусах» користувачів гугл диска, а вже після — до інших дій.

Как предоставить или убрать доступ к файлам в Google Docs. Настройка и ограничения



 

Зміст:

Рівні прав доступу до файлів і каталогів на Google Docs (і суміжних сервісах Drive, Sheets)

Налаштування прав доступу до документів за запрошенням або посиланням на гугл диск

Способи розмежування контролю на гугл диску

Блокування доступу до файлів на гугл диску

Обмеження доступу до документів через Google Drive

Висновки

 

Рівні прав доступу до файлів і каталогів на Google Docs (і суміжних сервісах — Drive, Sheets)

  • Власник. Вручну підготовлені, завантажені з мережі або перенесені в особистий каталог документи на гугл диску належать «власнику». Він може редагувати інформацію, контролювати вміст папок, ділитися матеріалами з колегами, редакторами та коментаторами, переносити файли на «Гугл Диск» або в «Кошик».  
  • Редактор. Володіє схожими з «Власником» повноваженнями за винятком остаточного видалення файлів або папок на гугл диску (тільки можуть тільки додати документи на диску в «чергу» для перенесення в «Кошик»).
  • Читач. Сторонні спостерігачі, які мають можливість переглядати файли і каталоги на гугл диску, завантажувати матеріали на жорсткі диски, готувати особисті копії вмісту на Google Drive.
  • Коментатор. Схожі з читачами з точки зору повноважень на гугл диску, але здатні додавати особисті нотатки на полях, ділитися думкою з «Власником», давати поради і рекомендації.

Перераховані ролі в сервісі Google Docs зустрічаються при кожному налаштуванні режиму спільної взаємодії з матеріалами.

Важливо! Не помилитися у виборі рівня прав доступу до файлів, щоб не зіткнутися з ситуацією витоку конфіденційної інформації або втрати даних.

разные уровни доступа на гугл диске



 

Налаштування прав доступу за запрошенням або посиланням на гугл диск

Після завантаження документів і файлів на сайті Google Docs (у якості «Власника»), вам розблокують доступ до меню з можливістю налаштування режиму спільної взаємодії. Цей параметр прихований за замовчуванням і з’являється лише в момент перегляду матеріалів на диску (достатньо клікнути лівою кнопкою миші по розташованому в каталозі файлі і перейти на сусідню веб-сторінку).

Настройка прав доступа к документам по приглашению или ссылке

Після переходу на сторінку, у правому верхньому куті інтерфейсу гугл диска, поруч з іконкою профілю – відразу з’явиться синя кнопка «Налаштування доступу». Саме ця кнопка дозволяє видавати відповідні ролі та повноваження.

Настройка прав доступа к документам по приглашению или ссылке

 

Способи розмежування контролю на гугл диску

Для розмежування контролю передбачено два способи.

  1.  Google Docs дозволяє додавати користувачів з групи «Контактів». Для цього потрібно написати або скопіювати в порожнє текстове поле на гугл диску необхідні вам адреси електронної пошти або назви заздалегідь зібраних груп.

Способы разграничения контроля. Google Docs разрешает добавлять пользователей из группы «Контактов»

Після введення e-mail сервіс запропонує вам вибрати роль (від «Редактора» до «Читача»), а після поставити або зняти галочку навпроти пункту «Повідомити користувачів».

Способы разграничения контроля. Google Docs разрешает добавлять пользователей из группы «Контактов»

Для появи додаткових параметрів на гугл диску ви можете клікнути по шестерінці вгорі меню. Вам відкриються поля вибору, пов’язані з можливістю змінювати дозволи та параметри або ж завантажувати, друкувати та копіювати документи. Вибір напряму залежить від типу наданих файлів і цінності вмісту.

Способы разграничения контроля. Контроль над материалами выдается и по ссылке.

  1. Крім повноцінного спільного доступу на сайті Google Docs контроль над матеріалами видається і за посиланням.

У тих колег, друзів або співробітників, яким видано посилання, з’явиться шанс взаємодіяти з файлами на гугл диску у відповідному статусі («Читач», «Коментатор», «Редактор»). Цей спосіб набагато швидший, але може виникнути проблема з контролем вашого документу, адже людина на свій розсуд зможе ділитися посиланням, а задати для кожного користувача певні ролі на Google Диск, на жаль, не вийде.

Блокировка доступа к файлам



 

Блокування доступу до файлів на гугл диску

Якщо видані співробітникам, колегам або друзям права на перегляд, редагування або копіювання матеріалів, представлених в сховищі Google Docs, втратили актуальність, тоді діяти потрібно у зворотньому порядку:

1. Обрати функцію «Перегляд файлу» і перехід до меню «Налаштування доступу» з правого верхнього кута на гугл диску;

Блокировка доступа к файлам, просмотр файла

2. Спеціальний хрестик для повернення контролю над матеріалами або кнопка з контекстним меню і пунктом «Видалити доступ» — буде доступний на гугл диску поруч з користувачами (співробітниками, друзями), якщо раніше вже видавалися запрошення.

Блокировка доступа к файлам, просмотр файла, удалить доступ, доступ ограничен

3. При видачі доступу на гугл диску одночасно за посиланням діяти належить інакше. Обрати пункт «Доступ обмежений» зі списку і натиснути на кнопку «Готово». Як результат — лише додані через запрошення користувачі зможуть переглядати інформацію за посиланням з вашого диска, а у інших виникнуть проблеми — сервіс попросить авторизуватися.

Обмеження доступу до документів через Google Drive

Окрім індивідуального налаштування прав доступу до кожного конкретного файлу і матеріалу, передбачений і альтернативний шлях вирішення проблеми, здатний заощадити масу часу. Мова про пакетну обробку інформації з хмарного сховища Google Drive за допомогою ручного сортування і спеціального меню попереднього перегляду, що дозволяє за кілька хвилин подивитися, кому і коли видані повноваження редактора, читача чи коментатора, а разом з тим — миттєво заблокувати режим спільної взаємодії на вашому гугл диску.

Обмеження доступу через Google Drive в три етапи:

  1. Сортування контенту. Сервіс розподіляє файли по цифровим папкам за різними датами додавання, назви, призначення. Однак, передбачених Google Drive параметрів недостатньо для повноцінного сортування. Тож можна скористатися спеціальною командою, яку потрібно додати в текстовий рядок у верхній частині інтерфейсу — type: document owner: e-mail. Перед введенням команду потрібно відредагувати — дописати замість e-mail адресу електронної пошти Google.Ограничение доступа к документам через Google Drive. Сортировка контента.
  2. Вибір матеріалів. Результати пошуку з’являться праворуч знизу у вигляді спеціальної сітки з матеріалами. Наступний крок — ручний вибір матеріалів (виділення з Ctrl чи Shift, або ж через комбінацію Ctrl + A). Другий варіант використовують в тому випадку, коли необхідно розмежувати режим спільної взаємодії з файлами для всієї бібліотеки відразу.
  3. Зміна параметрів доступу. Після вибору матеріалів необхідно викликати контекстне меню (натиснути правою кнопкою миші по будь-якому з файлів) і обрати «Відкрити доступ».
    Ограничение доступа к документам через Google Drive. Выбор материалов. Сервіс відразу покаже, які користувачі або групи здатні редагувати дані у вигляді списку або – запропонує перейти до налаштування доступу за посиланнями на гугл диску.
    Ограничение доступа к документам через Google Drive. Смена параметров доступа. Останній варіант найактуальніший — на гугл диску з’явиться список усіх документів з нестандартними налаштуваннями. Далі лише справа техніки: обмежити доступ, змінити ролі, перенести дані у кошик. Окрім текстових матеріалів описаний вище спосіб спрацює на таблиці, презентації та медіаконтент (музика, аудіокниги, відеоролики). З каталогами виникнуть проблеми — сервіс почне робити посилання на непередбачені і неконтрольовані помилки, а потім при доступі до параметрів запропонує задати конкретний запит.

 

Висновки

  1. Рівні прав доступу до файлів і каталогів на Google Docs. Під час кожного налаштування режиму спільної взаємодії з матеріалами у сервісі Google Docs зустрічаються рівні доступу. «Власник», «Редактор», «Читач», або ж «Коментатор» — визначаєте ви або за вас.
  2. Налаштування прав доступу до документів за запрошенням або посиланням на Google Диск. Також існують різні способи надання доступу користувачам і розмежування їх контролю. Важливо розуміти «скільки», «для кого» і «кому» ви хочете надати інформацію.
  3. У разі небажання демонструвати для когось особисті дані або ж документи на гугл диску існує функція блокування доступу до файлів.
  4. Обмеження доступу до матеріалів через Google Drive відбувається в три етапи. Після того, як ви проведете правильне сортування контенту, виберете матеріали для надання доступу, тоді зможете змінити і параметри доступу на Google Диск.

 

Також читайте інші статті у блозі Webpromo:

І підписуйтесь на наш Telegram-канал про маркетинг.

Последние материалы рубрики

Як розробити лендінг в сервісі SendPulse

Як розробити лендінг в сервісі SendPulse

Раніше ми розглянули анатомію лендінгу, етапи його підготовки. Для вибору посадкової сторінки вам не знадобляться знання коду або...

Spark Ads — новий нативний формат реклами для брендів в TikTok

Spark Ads забезпечує більш високі результати від проведення рекламних кампаній при мінімальному бюджеті. Новий нативний формат об'єднує...

Як створити і використовувати воронки продажів в маркетингу? Відстежуємо воронку за допомогою Google Analytics

Як створити і використовувати воронки продажів в...

Що таке воронка продажів, як створити і використовувати, для чого відстежувати ваші воронки в Google Analytics? Все, що ви хотіли дізнатися про...

Landing Page від А до Я Підготовка ефективного лендінгу: 8 кроків до високих продаж

Підготовка ефективного лендінгу: 8 кроків до високих...

Перед розробкою лендінгу потрібно продумати весь шлях потенційного клієнта. Як? Конвертувати ліди в клієнтів із залученням трафіку?...

Залишились питання?
Наші експерти готові відповісти на них

 

Зв’яжіться за вказаним нижче телефоном з нашим менеджером або скористайтеся послугою «Зателефонуйте мені». Ми зв’яжемося з вами найближчим часом.

Кожен в команді— майстер своєї справи
Ціную Webpromo за гнучкість
Команда Webpromo, як продовження нашого відділу маркетингу
Спокійний за просування своїх проєктів в інтернеті