Главная » Блог » 10 причин настроить корпоративную почту: где, как и зачем

10 причин настроить корпоративную почту: где, как и зачем

10.08.2021

Алексей Бакуменко, автор блога Webpromo


70-80% писем ваших рассылок останутся без внимания. К такому выводу пришли исследователи из Mailchimp, проанализировав тысячи отправленных email в 2019 году. Самый высокий показатель открытия оказался у писем из государственных учреждений 28.77%. Коммерческим структурам пользователи верят гораздо меньше (показатель открытия email в сфере e-commerce 15.68%).

Корпоративная почта один из способов повысить доверие пользователя к электронным письмам. Почему это работает, как настроить корпоративную почту и сколько это будет стоить читайте далее.

Содержание:

  1. Что такое корпоративная почта?
  2. Преимущества корпоративной почты
  3. Сколько стоит настройка корпоративной почты?
  4. Как настроить корпоративную почту Google?
  5. Бесплатная корпоративная почта в Украине
  6. Выводы

Что такое корпоративная почта Корпоративная почта — это электронный почтовый ящик, адрес которого содержит доменное имя сайта компании.



 

Что такое корпоративная почта?

Корпоративная почта это электронный почтовый ящик, адрес которого содержит доменное имя сайта компании. Вот примеры таких адресов: 

  • anton@serankin.com
  • noreply@rabota.ua
  • similarwebteam@similarweb.com
  • support@yakaboo.ua
  • noreply@olx.ua
  • content@mann-ivanov-ferber.ru

Если письмо приходит с обычного адреса, после символа @ следует название почтового сервиса: gmail.com, mail.ru, yahoo.com. У адресов корпоративной почты в этом месте указано доменное имя сайта. Все, что видит пользователь до символа @ задает собственник почтового аккаунта. 

 

Преимущества корпоративной почты

Зачем нужна корпоративная почта? Есть 10 причин, из-за которых следует настроить корпоративный e-mail:

1. Доверие

Использовать частные почтовые ящики под нужды бизнеса никто не запрещал. Это бесплатно, тем и подкупает. Давайте рассмотрим пример: адрес ivanov_brasletiki@ukr.net. Менеджер интернет-магазина “Браслетики” Иванов никогда не узнает, что настроенная им рассылка почти целиком осела в папках “СПАМ”. А если какие-то письма и прорвались во “Входящие” 4 из 5 пользователей отправят послание в “корзину” не читая (средний процент открытия 21.3%).

Email с непонятного частного адреса это потенциальная угроза в глазах получателя. Внутри может быть купон на скидку. Или ссылка на вирус.

А если бы рассылка велась с адреса info@brasletiki.com? Такой email вызывает больше доверия, и имеет все шансы избежать автоматической метки “спам”. Потому что он отправлен с корпоративной почты.

Учитывайте, что адреса получателей для рассылки вы тоже не придумываете: пользователи контактировали с вашей компанией, заполняли анкеты, сознательно подписывались на рассылку. Увидев домен отправителя письма, они с большей вероятностью узнают вас (при условии, что их действия до этого были осознанными).

2. Уважение

Настроив корпоративный почтовый ящик, вы продемонстрируете пользователям готовность приложить усилия для того, чтобы ваше послание к ним попало. Вы цените время и комфорт получателей, избавляя их от необходимости решать, достойно ли ваше письмо доверия, безопасно ли его открывать.

3. Престиж

Выделив время и ресурсы для создания корпоративной почты, вы придаете весомости своему бизнесу. Создать частный аккаунт в gmail может любой аферист с несуществующей компанией-однодневкой. Сегодня он работает, шлет письма, собирает деньги с клиентов. А завтра забросил почтовый ящик и пропал. 

Приложив усилия для организации корпоративных рассылок вы как будто подтверждаете, что ваша компания настроена серьезно, и исчезать в ближайшее время не собирается.

4. Надежность

Письма, отправленные с корпоративной почты, снабжаются дополнительными параметрами безопасности записью SPF и цифровой подписью DKIM. Почтовые сервисы больше доверяют таким письмам и редко отправляют их в спам.

5. Порядок

Используя для бизнеса личный почтовый ящик, вы рискуете потерять важные письма в потоке посторонней переписки. Корпоративная почта позволяет разграничивать частную жизнь и работу.

6. Безопасность

Бизнес-почту сложнее взломать. Разработчики почтовых сервисов осознают, что деловая переписка может быть гораздо привлекательнее для хакеров, чем частная, так как дает возможность получить доступ к финансовым документам, бизнес-проектам и коммерческим тайнам. В админ-панели почтовых сервисов можно оперативно сменить пароль, или заблокировать аккаунт.

7. Контроль

Создайте корпоративные почтовые ящики всем сотрудникам компании и контролируйте их деловую активность. Например, вы сможете отследить, как быстро и правильно менеджеры отвечают на запросы клиентов.

8. Комфорт

Почтовые сервисы предоставляют в распоряжение владельцев корпоративных аккаунтов дополнительный функционал: облачное хранилище, календарь, чат. Набор опций зависит от конкретного сервиса.

9. Поддержка

Менеджеры email-сервисов помогут вам в решении проблем и дадут ответы на вопросы.

10. Общение

Корпоративная почта упорядочивает деловую переписку сотрудников внутри компании и избавляет их рабочие ящики от спам-рассылок.

Преимущества корпоративной почты



 

Сколько стоит настройка корпоративной почты?

Существует 3 способа настроить корпоративную почту:

  • С помощью почтовых сервисов от Google, Yandex, Mail.ru;
  • На хостинге;
  • На собственном сервере.

Последний самый затратный: он предусматривает покупку оборудования для серверной и оплату обслуживающего сервер специалиста.

Настройка корпоративной почты на хостинге бесплатная.

Тарифы Yandex:

С помощью почтовых сервисов от тарифы Yandex

Тарифы Mail.ru:

С помощью почтовых сервисов от тарифы Mail.ru

И в Yandex, и в Mail.ru функционал бесплатной версии позволяет полноценно пользоваться корпоративной почтой. Платные тарифы добавляют пространство и комфорт (в частности избавляют от рекламы).

В Google подписка на минимальный функционал почтового ящика обойдется в 5.4$ за человека в месяц. Есть бесплатный демонстрационный период 2 недели.

В Google подписка на минимальный функционал почтового ящика обойдется в 5.4$ за человека в месяц. Есть бесплатный демонстрационный период 2 недели.

 

Как настроить корпоративную почту Google?

Корпоративный email-сервис Google называется Gmail от Google Workspace. Кроме домена в почтовом адресе бизнес-аккаунт предусматривает такие удобства:

  • Внутренняя коммуникация сотрудников в Google Meets и Google Chat.
  • Опциональные приложения: Admin, Endpoint, Vault, Work Insights.
  • Доступ к облачному хранилищу (от 30 гб).
  • Встроенные приложения: календарь, таблицы, документы, слайды, Currents, Keep, Sites, Apps Scripts, Cloud Search, Jumboard.
  • Защита. Модели машинного обучения Google блокируют фишинговые атаки и вредоносное ПО.
  • Интеграция с почтовыми клиентами Outlook, Mozilla Thunderbird и Apple Mail.
  • Круглосуточная поддержка менеджеров Google.

Для создания корпоративного аккаунта в Gmail Workspace выберите тариф (или начните бесплатный пробный период).

Как настроить корпоративную почту Google

В предложенной далее форме укажите название компании, выберите количество сотрудников и обозначьте страну, в которой работает ваш бизнес.

Для создания корпоративного аккаунта в Gmail Workspace выберите тариф (или начните бесплатный пробный период).

Следующий шаг внесение контактной информации: фамилия, имя и текущий адрес электронной почты.

Следующий шаг это внесение контактной информации фамилия, имя и текущий адрес электронной почты

Google поинтересуется, есть ли у вас домен. При его отсутствии сервис предложит выбрать доменное имя и приобрести его. Выберите из списка понравившийся и свободный домен.

Google поинтересуется, есть ли у вас домен. При его отсутствии сервис предложит выбрать доменное имя и приобрести его. Выберите из списка понравившийся и свободный домен

Google поинтересуется, есть ли у вас домен. При его отсутствии сервис предложит выбрать доменное имя и приобрести его. Укажите свой домен

Или нажмите кнопку “У меня есть домен” и введите его в открывшемся окне.

Или нажмите кнопку “У меня есть домен” и введите его в открывшемся окне.

На этом этапе Google деликатно поинтересуется, как вы отнесетесь к его email-рассылкам. 

На этом этапе Google деликатно поинтересуется, как вы отнесетесь к его email-рассылкам

Далее вам нужно будет придумать имя почтового ящика (логин, часть адреса перед символом @), пароль и подтвердить, что вы не робот.

Далее вам нужно будет придумать имя почтового ящика (логин, часть адреса перед символом @), пароль и подтвердить, что вы не робот

Это интересно: обратите внимание, с каким пониманием разработчики отнеслись к капче “Мы догадываемся, что вы не робот, но должны спросить. Вы робот?” После такого вступления ставишь галочку не с раздражением, а с улыбкой.

При покупке домена в процессе настройки аккаунта нужно указать информацию о своей компании. Эти данные используются корпорацией ICANN для регистрации домена (обязательная практика по всему миру). Позднее в настройках можно определить, будет ли информация общедоступной.

При покупке домена в процессе настройки аккаунта нужно указать информацию о своей компании. Эти данные используются корпорацией ICANN для регистрации домена (обязательная практика по всему миру)

Оплата выбранного тарифа снимается по истечению срока пробной версии, но для функционирования аккаунта необходимо пройти верификацию подтвердить домен.

 Для этого добавьте на сайт указанные сервисом атрибуты:

  1. MX-запись. В панели DNS удалите существующие MX-записи, и скопируйте туда запись, предоставленную для подтверждения. Содержимое поля “Имяхостпсевдоним” вставьте в графу “Имя”, выберите тип “MX (почтовый сервер)”, и перенесите значение записи (полностью, в том числе точку) в строку “Домен”. Укажите заданную приоритетность.
  2. HTML-файл. Скачайте файл, предоставленный для подтверждения. Добавьте его на сайт через панель управления хостингом с помощью менеджера файлов.
  3. TXT-файл. Создайте новую запись в панели DNS. Вставьте в графу “Имя” содержимое поля “Имяхостпсевдоним”. Выберите тип “TXT (текстовая запись)”, и скопируйте предоставленную для подтверждения запись в поле “Значение”.
  4. Тег. Через панель управления хостингом в менеджере файлов откройте для редактирования файл index.html. Скопируйте в него тег, предоставленный для подтверждения. Расположите его перед закрывающим тегом .

Процесс подтверждения занимает до 72-х часов (зависит от скорости обновления DNS-записей).

После подтверждения домена почта уже может работать. Но ваши письма все еще могут с высокой долей вероятности попадать в спам. Укрепите надежность своих рассылок дополнительными параметрами безопасности:

  • Для защиты от подделок ваших писем спамерами в DNS хостинга нужно внести SPF-запись (формат TXT): v=spf1 include:_spf.google.com
  • Добавьте цифровую подпись DKIM. Она повышает доверие почтовых систем к вашим рассылкам. Сделать ее можно в настройках аутентификации электронной почты через админ-консоль Google Workspace: выберите домен, создайте запись и выберите все настройки следующего окна “по умолчанию”. Система сгенерирует значение TXT-записи, которое потом нужно скопировать в панель DNS. Далее в настройках почты нажмите “Начать аутентификацию”. Цифровая подпись будет активирована в течение 48 часов.

Как настроить корпоративную почту Google Корпоративный email-сервис Google называется Gmail от Google Workspace.



 

Бесплатная корпоративная почта в Украине

С 2017 года указ президента Украины заблокировал действия российских сервисов на территории страны. Бесплатные email-сервисы от Yandex и Mail.ru стали для украинцев недоступны. Единственная достойная альтернатива от Google требует вложений, а это многим не подходит. Рассмотрим варианты бесплатного создания корпоративной почты в Украине.

Yandex и Mail.ru

Некоторые пользователи настолько привыкли к интерфейсу запрещенных сервисов, что продолжают пользоваться ими, несмотря на блокировки. Доступ к ресурсам можно получить через VPN (в браузере Opera функция вшита изначально, включается по желанию).

Настройки почты в Yandex и Mail.ru очень похожа на аналогичную от Google: интуитивно понятный интерфейс, подтверждение домена (теми же способами), добавление записей MX, SPF и DKIM. Функционал тоже не сильно отличается. Разница в основном в масштабах: объем хранилища, количество почтовых ящиков. 

Важно: Мы не рекомендуем использовать указанные сервисы, так как они запрещены законом на территории Украины!

Корпоративная почта на хостинге

Для этого способа нужен домен и хостинг. Единой инструкции по настройке нет, так как на разных хостах процесс может отличатся.

Преимущества почты на хостинге Недостатки почты на хостинге
  • Нет рекламы (в бесплатных версиях Yandex и Mail.ru есть);
  • Возможность подключения почтовых клиентов (outlook, apple mail, bat);
  • Нет ограничений на количество почтовых ящиков;
  • Настройка переадресации;
  • Опциональный бэкап почты;
  • Регулируемый объем почтовых ящиков.
  • На хостинге может действовать ограничение на количество исходящих сообщений;
  • Если с соседнего хостинга, расположенного на том же сервере, рассылался спам есть риск попасть под санкции.

 

Для настройки корпоративной почты зайдите в меню электронной почты на панели управления хостингом, введите домен, имя пользователя, пароль и объем ящика. Далее внесите DNS-записи, и почта заработает.

Как настроить корпоративную почту Google Корпоративный email-сервис Google называется Gmail от Google Workspace.



 

Выводы

  1. Gmail, Yandex, Mail.ru, Proton, Zoho, на своем хостинге, на своем сервере вариантов создания email-аккаунтов для бизнеса много. 
  2. Функционал сервисов позволяет навести порядок в деловой переписке, облегчает коммуникацию внутри компании и придает серьезности каждому письму, отправленному с корпоративного адреса. 
  3. Домен в адресе письма не единственный, но важный стимул его прочитать.

 

Также читайте другие статьи в блоге Webpromo:

И подписывайтесь на наш Telegram-канал про маркетинг.

Последние материалы рубрики

Основные преимущества “real-time” маркетинга для руководителей отдела

Исследование Capgemini доказало основные преимущества...

Основные преимущества “real-time” маркетинга для руководителей отдела

Сезонная реклама: 7 советов для успешного запуска

Сезонная реклама: 7 советов для успешного запуска

Основные инструменты сезонной рекламы. 7 действенных советов для успешного запуска осенней кампании.

Конверсия продаж онлайн и офлайн: простая формула + пример расчета

Конверсия продаж онлайн и офлайн: простая формула + пример...

Определение понятия конверсии продаж. Как правильно делать расчет и повысить эффективность маркетинговой стратегии?

Как оптимизировать изображения на сайте: практические рекомендации от названия до микроразметки

Как оптимизировать изображения на сайте: практические...

Уверены, что знаете как оптимизировать картинки на сайте? Какие основные требования поисковых систем к изображениям на сайте? Как...

Остались вопросы?
Наши эксперты готовы ответить на них

Свяжитесь по указанному ниже телефону с нашим менеджером или воспользуйтесь услугой «Перезвонить мне». Мы свяжемся с вами в ближайшее время.

Каждый участник — мастер своего дела
Ценю Webpromo за гибкость
Команда Webpromo, как продолжение нашего отдела маркетинга
Спокоен за продвижение своих проектов в интернете