10 причин налаштувати корпоративну пошту: де, як і навіщо

• Digital-стратегії

• 
  копірайтер
  Олексій Бакуменко

70–80% листів ваших розсилок залишаться без уваги. Такого висновку дійшли дослідники з Mailchimp, проаналізувавши тисячі надісланих email у 2019 році. Найвищий показник відкриття виявився у листів з державних установ — 28.77%. Комерційним структурам користувачі вірять набагато менше (показник відкриття email у сфері e-commerce — 15.68%).

Корпоративна пошта — один зі способів підвищити довіру користувача до електронних листів. Чому це працює, як налаштувати корпоративну пошту і скільки це коштуватиме — читайте далі.

Зміст:

1. Що таке корпоративна пошта?
2. Переваги корпоративної пошти
3. Скільки коштує налаштування корпоративної пошти?
4. Як налаштувати корпоративну пошту Google?
5. Безкоштовна корпоративна пошта в Україні
6. Висновки

Що таке корпоративна пошта?

Корпоративна пошта — це електронна поштова скринька, адреса якої містить доменне ім’я сайту компанії. Ось приклади таких адрес:

• anton@serankin.com
• noreply@rabota.ua
• similarwebteam@similarweb.com
• support@yakaboo.ua
• noreply@olx.ua
• content@mann-ivanov-ferber.ru

Якщо лист надходить зі звичайної адреси, після символу @ йде назва поштового сервісу: gmail.com, mail.ru, yahoo.com. В адрес корпоративної пошти в цьому місці вказано доменне ім’я сайту. Усе, що бачить користувач до символу @, задає власник поштового акаунта.

Переваги корпоративної пошти

Навіщо потрібна корпоративна пошта? Є 10 причин, через які слід налаштувати корпоративний e-mail:

Навіщо потрібна корпоративна пошта? Є 10 причин, через які слід налаштувати корпоративний e-mail.

1. Довіра

Використовувати приватні поштові скриньки під потреби бізнесу ніхто не забороняв. Це безкоштовно, тим і підкуповує. Але корпоративна пошта Гугл викликає куди більше довіри. Розгляньмо приклад: адреса ivanov_brasletiki@ukr.net. Менеджер інтернет-магазину «Браслетики» Іванов ніколи не дізнається, що налаштована ним розсилка майже цілком осіла в папках «СПАМ». А якщо якісь листи і прорвалися до «Вхідних» — 4 з 5 користувачів відправлять послання до «Кошика», не читаючи (середній відсоток відкриття — 21.3%).

Email з незрозумілої приватної адреси — це потенційна загроза в очах одержувача. Усередині може бути купон на знижку. Або посилання на вірус.

А якби розсилка велася з адреси info@brasletiki.com? Такий email викликає більше довіри і має всі шанси уникнути автоматичної мітки «Спам». Тому що його надіслано з корпоративної пошти.

Враховуйте, що адреси одержувачів для розсилки ви теж не придумуєте: користувачі контактували з вашою компанією, заповнювали анкети, свідомо підписувалися на розсилку. Побачивши домен відправника листа, вони з більшою ймовірністю впізнають вас (за умови, що їхні дії до цього були усвідомленими).

2. Повага

Налаштувавши корпоративну поштову скриньку, ви продемонструєте користувачам готовність докласти зусиль для того, щоб ваше послання до них потрапило. Ви цінуєте час і комфорт одержувачів, позбавляючи їх необхідності вирішувати, чи гідний ваш лист довіри, чи безпечно його відкривати.

3. Престиж

Виділивши час і ресурси для створення корпоративної пошти Google, ви надаєте вагомості своєму бізнесу. Створити приватний акаунт у gmail може будь-який аферист із нереальною компанією-одноденкою. Сьогодні він працює, шле листи, збирає гроші з клієнтів. А завтра — закинув поштову скриньку і зник. 

Доклавши зусиль для організації корпоративних розсилок, ви ніби підтверджуєте, що ваша компанія налаштована серйозно і зникати найближчим часом не збирається.

4. Надійність

Листи, надіслані з корпоративної пошти, забезпечуються додатковими параметрами безпеки — записом SPF і цифровим підписом DKIM. Поштові сервіси більше довіряють таким листам і рідко відправляють їх у спам.

5. Порядок

Використовуючи для бізнесу особисту поштову скриньку, ви ризикуєте втратити важливі листи в потоці стороннього листування. Створивши корпоративну пошту Gmail, ви розмежуєте приватне життя і роботу.

6. Безпека

Бізнес-пошту складніше зламати. Розробники поштових сервісів усвідомлюють, що ділове листування може бути набагато привабливішим для хакерів, ніж приватне, адже дає можливість отримати доступ до фінансових документів, бізнес-проєктів і комерційних таємниць. В адмінпанелі поштових сервісів можна оперативно змінити пароль, або заблокувати акаунт.

7. Контроль

Корпоративна пошта Gmail повинна бути у всіх співробітників компанії, щоб контролювати їхню ділову активність. Наприклад, ви зможете відстежити, наскільки швидко і правильно менеджери відповідають на запити клієнтів.

8. Комфорт

Поштові сервіси надають у розпорядження власників корпоративних акаунтів додатковий функціонал: хмарне сховище, календар, чат. Набір опцій залежить від конкретного сервісу.

9. Підтримка

Менеджери email-сервісів допоможуть вам у розвʼязанні проблем і дадуть відповіді на запитання.

10. Спілкування

Створити корпоративну пошту — значить ще й упорядкувати ділове листування співробітників усередині компанії, позбавити їхні робочі скриньки від спам-розсилок.

Скільки коштує налаштування корпоративної пошти?

Існує 3 способи налаштувати корпоративну пошту:

• за допомогою поштових сервісів від Google, Yandex, Mail.ru;
• на хостингу;
• на власному сервері.

Останній — найвитратніший: він передбачає купівлю обладнання для серверної та оплату фахівця, який обслуговуватиме її.

Налаштування корпоративної пошти на хостингу безкоштовне.

Тарифи Yandex:

Тарифи Mail.ru:

І

І в Yandex, і в Mail.ru функціонал безкоштовної версії дає змогу повноцінно користуватися корпоративною поштою. Платні тарифи — спосіб отримати простір і комфорт (зокрема, вони позбавляють від реклами).

У Gmail корпоративна пошта з мінімальним функціоналом поштової скриньки обійдеться в 5.4$ за людину на місяць. Безкоштовний демонстраційний період триває 2 тижні.

Як налаштувати корпоративну пошту Google?

Корпоративний email-сервіс Google називається Gmail від Google Workspace. Крім домену в поштовій адресі бізнес-акаунт передбачає такі зручності:

• Внутрішня комунікація співробітників у Google Meets і Google Chat.
• Опціональні додатки: Admin, Endpoint, Vault, Work Insights.
• Доступ до хмарного сховища (від 30 Гб).
• Вбудовані додатки: календар, таблиці, документи, слайди, Currents, Keep, Sites, Apps Scripts, Cloud Search, Jumboard.
• Захист. Моделі машинного навчання Google блокують фішингові атаки і шкідливе ПЗ.
• У Google корпоративна пошта інтегрована із сервісами Outlook, Mozilla Thunderbird і Apple Mail.
• Цілодобова підтримка менеджерів Google.

Для створення корпоративного акаунта в Gmail Workspace виберіть тариф (або почніть безкоштовний пробний період).

У запропонованій далі формі вкажіть назву компанії, виберіть кількість співробітників і уточніть країну, в якій працює ваш бізнес.

Підпишись на гарячі

Маркетинг-новини

МАРКЕТОЛОГ 2.0 >

Підпишись на щомісячний

Дайджест новин

Наступний крок — внесення контактної інформації: прізвище, ім’я та поточна адреса електронної пошти.

Google поцікавиться, чи є у вас домен. За його відсутності сервіс запропонує вибрати доменне ім’я та придбати його. Виберіть зі списку вподобаний вільний варіант.

В іншому разі натисніть кнопку «У мене є домен» і введіть його у вікні, що відкрилося.

На цьому етапі Google делікатно поцікавиться, як ви поставитеся до його email-розсилок. 

Далі вам потрібно буде придумати ім’я поштової скриньки (логін, частина адреси перед символом @), пароль і підтвердити, що ви не робот.

Це цікаво: зверніть увагу, з яким розумінням розробники поставилися до капчі — «Ми здогадуємося, що ви не робот, але мусимо запитати. Ви робот?». Після такого вступу ставиш галочку не з роздратуванням, а з посмішкою.

Під час купівлі домену в процесі налаштування акаунта потрібно вказати інформацію про свою компанію. Ці дані використовує корпорація ICANN для реєстрації домену (обов’язкова практика в усьому світі). Пізніше в налаштуваннях можна визначити, чи буде інформація загальнодоступною.

Оплата обраного тарифу знімається після закінчення терміну пробної версії, але для функціонування акаунта необхідно пройти верифікацію — підтвердити домен. 

Для цього додайте на сайт зазначені сервісом атрибути.

1. MX-запис. У панелі DNS видаліть наявні MX-записи та скопіюйте туди запис, наданий для підтвердження. Вміст поля «Ім’яхостпсевдонім» вставте в графу «Ім’я», виберіть тип «MX (поштовий сервер)» і перенесіть значення запису (повністю, включно з крапкою) у рядок «Домен». Вкажіть задану пріоритетність.
2. HTML-файл. Завантажте файл, наданий для підтвердження. Додайте його на сайт через панель управління хостингом за допомогою менеджера файлів.
3. TXT-файл. Створіть новий запис у панелі DNS. Вставте в графу «Ім’я» вміст поля «Ім’яхостпсевдонім». Виберіть тип «TXT (текстовий запис)» і скопіюйте наданий для підтвердження запис у поле «Значення».
4. Тег. Через панель керування хостингом у менеджері файлів відкрийте для редагування файл index.html. Скопіюйте в нього тег, наданий для підтвердження. Розмістіть його перед закривальним тегом.

Процес підтвердження займає до 72-х годин (залежить від швидкості оновлення DNS-записів).

Після підтвердження домену корпоративна пошта Гугл уже працюватиме. Але ваші листи все ще можуть з високою часткою ймовірності потрапляти в спам. Зміцніть надійність своїх розсилок додатковими параметрами безпеки:

• Для захисту від підробок ваших листів спамерами в DNS хостингу потрібно внести SPF-запис (формат TXT): v=spf1 include:_spf.google.com
• Додайте цифровий підпис DKIM. Він підвищує довіру поштових систем до ваших розсилок. Зробити його можна в налаштуваннях автентифікації електронної пошти через адмін-консоль Google Workspace: виберіть домен, створіть запис і виберіть усі налаштування наступного вікна «За замовчуванням». Система згенерує значення TXT-запису, яке потім потрібно скопіювати в панель DNS. Далі в налаштуваннях пошти натисніть «Почати аутентифікацію». Цифровий підпис буде активовано протягом 48 годин.

Безкоштовна корпоративна пошта в Україні

З 2017 року указ президента України заблокував дії російських сервісів на території країни. Безкоштовні email від Yandex і Mail.ru стали для українців недоступні. Єдина гідна альтернатива від Google вимагає вкладень, а це багатьом не підходить. Розглянемо варіанти безкоштовного створення корпоративної пошти в Україні.

Yandex і Mail.ru

Деякі користувачі настільки звикли до інтерфейсу заборонених сервісів, що продовжують користуватися ними, попри блокування. Доступ до ресурсів можна отримати через VPN (у браузері Opera функція вшита спочатку, вмикається за бажанням).

Налаштування пошти в Yandex і Mail.ru дуже схоже на аналогічне від Google: інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, підтвердження домену (тими ж способами), додавання записів MX, SPF і DKIM. Функціонал теж не сильно відрізняється. Різниця в основному в масштабах: обсяг сховища, кількість поштових скриньок.

Важливо: Ми не рекомендуємо використовувати зазначені сервіси, оскільки вони заборонені законом на території України!

Корпоративна пошта на хостингу

Для цього способу потрібні домен і хостинг. Єдиної інструкції з налаштування немає, оскільки на різних хостах процес може відрізнятися.

Для налаштування корпоративної пошти зайдіть у меню електронної пошти на панелі керування хостингом, введіть домен, ім’я користувача, пароль і обсяг скриньки. Далі внесіть DNS-записи, і пошта запрацює.

Висновки

1. Gmail, Yandex, Mail.ru, Proton, Zoho, на своєму хостингу, на своєму сервері — варіантів створення email-акаунтів для бізнесу багато. 
2. Функціонал сервісів дає змогу навести лад у діловому листуванні, полегшує комунікацію всередині компанії та надає серйозності кожному листу, надісланому з корпоративної адреси. 
3. Домен в адресі листа — не єдиний, але важливий стимул його прочитати.

Також читайте інші статті в блозі Webpromo:

• 10 лайфхаків Google My Business: виходимо в ТОП локальної видачі;
• Як рекламодавцям фінансових продуктів з обмеженням подати заявку на сертифікацію в Google?;
• Instagram представив оновлену функцію і рекламу Reels. Як створювати привабливі ролики?;

І підписуйтеся на наш Telegram-канал про маркетинг.