LMS-система як стратегічна інвестиція. Як управління навчанням сприяє розвитку команди та підвищує її ефективність?
Близько 50% нових компаній зазнають невдачі та припиняють своє існування протягом перших п’яти років. Причин цього може бути безліч: і несприятливі умови ринку, і не релевантний продукт, і висока конкуренція. Однак передусім корінь проблеми може полягати у не оптимізованих внутрішніх процесах компанії.
Відсутність якісного онбордингу, корпоративної бази знань та гнучкої системи навчання призводить до зниження ефективності роботи команд, та як наслідок — невиконання KPI по проєктах.
Щоб задовольнити потребу у постійному розвитку, все більше компаній впроваджують у робочі процеси LMS-системи — корпоративні бази знань, які надають співробітникам доступ до актуальної інформації та навичок. Аня Науменко, HR-менеджер Webpromo, поділилась секретами вибору якісних інструментів для навчання, які протестовані та схвалені командою👌
Що таке LMS системи та які вони бувають?
LMS або система управління навчанням — це інструмент, який допомагає планувати і впроваджувати освітні програми, а також відстежувати їхню ефективність. LMS-системи для корпоративного навчання допомагають компаніям структурувати підхід до адаптації нових співробітників, а також підтримувати актуальність навичок серед вже наявних команд.
На сьогодні існує безліч класифікацій систем управління навчання, однак основними видами є:
- Хмарні LMS є чудовим варіантом для швидкого впровадження у внутрішні процеси компанії. Вони забезпечують доступ до навчання в будь-який час і в будь-якому місці через зберігання даних у хмарних сховищах, а також захищені від несанкціонованого витоку інформації. Ще однією перевагою є те, що така LMS є економічно вигідною порівняно з іншими типами через низьку вартість, а також має гнучкі параметри налаштування відповідно до потреб компанії.
- Локальна LMS надає компаням більше контролю над даними та розширені можливості управління системою. Співробітники отримують доступ до навчальних програм, які встановлені на локальних серверах компанії, завдяки чому підключення до Інтернету не є обов’язковим. Серед недоліків — високі початкові витрати, що пов’язані із придбанням спеціального апаратного забезпечення. Більш того, підтримка такої системи вимагає додаткових ІТ-ресурсів.
- Мобільні LMS відкривають доступ до навчальних матеріалів з мобільних пристроїв. Завдяки цьому співробітники можуть навчатися у будь-який час та більш ефективно планувати свій графік.
- LMS з відкритим вихідним кодом можна адаптувати до індивідуальних потреб бізнесу. Натомість такий варіант підійде для великих компаній, які мають ресурси найняти окрему команду ІТ-спеціалістів для обслуговування, підтримки та налаштування системи.
- Корпоративна LMS підходить для великих компаній із понад 500 співробітниками. Вона дозволяє проводити корпоративні тренінги з адаптації, підвищення кваліфікації та перепідготовки. Деякі платформи також дозволяють створювати групи з кількома учнями, дорожню карту навчання та підтримують елементи гейміфікації.
- Користувацька LMS враховує специфічні вимоги, процеси і цілі вашої компанії. Такий тип LMS надає інтуїтивно зрозумілі інструменти редагування і створення контенту, високий рівень автоматизації, доступ до розширених звітів та аналітики. Зокрема інформаційні панелі можна налаштувати у брендовому стилі за допомогою кольорів, логотипів та інших елементів айдентики компанії.
Переваги LMS-систем для бізнесу та співробітників
Керуючись стратегією компанії, аналізуючи потреби бізнесу і запити співробітників та покращуючи свій продукт на постійній основі, ви матимете потужний інструмент, який стане опорою та страховкою для обох сторін — бізнесу та команди одночасно.
Основні переваги LMS-системи для співробітників:
- Швидка адаптація. Наявність великої бібліотеки знань допомагає знизити рівень стресу для нових співробітників, адже їм не потрібно «ловити» свого керівника для уточнення великої кількості питань. А питання на новому місці роботи є абсолютною нормою 😄
- Актуальність матеріалів для всієї команди. Є хибна думка, що необхідність в LMS виникає виключно у нових співробітників. Проте навіть досвідчені фахівці повинні мати доступ до всіх робочих і організаційних процесів. Не дивуйтесь, коли співробітник, який працює в компанії п’ять років, запитає: як знімати офіс з охорони?
- Розвиток себе, як спеціаліста, адже навчальні матеріали мають обов’язково спиратись на актуальні потреби бізнесу/точки зростання/оновлення необхідних технічних інструментів.
- Швидке інформування стосовно оновлення внутрішніх процесів та положень компанії — мастхев для кожного співробітника.
Основні переваги, які отримує бізнес:
- Зменшення плинності кадрів завдяки швидкій та ґрунтовній адаптації, яка дозволяє отримати нового компетентного члена команди в короткі терміни. Згідно із статистикою, 83% співробітників звільнились в перший місяць роботи через неповноцінний процес адаптації в компанії.
- Оптимізація часу керівника напрямку/тімліда. Інструмент значно оптимізує час на пояснення базової інформації. Будь-які зміни у процесах також оперативно з’являються в базі знань.
- Скорочення витрат на освітні заходи. Наприклад, один і той же курс у системі співробітник може прослухати необхідну кількість разів. Водночас за відсутності LMS компанія має регулярно оплачувати сторонні тренінги та навчання для підвищення кваліфікації.
Як працювати з LMS системою?
Вище ми розібрались, що по суті LMS — це велике віртуальне сховище знань. Щоб мати до нього доступ, співробітник має отримати логін і пароль чи скористатись корпоративною електронною поштою. В окремих випадках необхідно встановити спеціальне програмне забезпечення на комп’ютері або отримати доступ до нього через сервер компанії.
Інтерфейс платформи може відрізнятися залежно від наданих прав, наприклад:
- Адміністратори — це користувачі, які керують LMS і безпосередньо відповідають за систему навчання своєї компанії (наприклад, керівник відділу HR або рекрутингу). Серед основних обов’язків: налаштування та підтримка платформи LMS, керування обліковими записами користувачів і забезпечення цілісності та безпеки даних.
- Інструктори (вчителі) — це користувачі, які розробляють навчальні матеріали. Вони створюють зміст і програму курсу, оцінюють прогрес студента та надають зворотний зв’язок. Залежно від розміру компанії, це можуть бути як керівники відділів, так і тімліди або окремі спеціалісти, що займаються онбордингом і адаптацією.
- Учні — це співробітники, клієнти або партнери, для яких і розроблено LMS-систему. Вони отримують доступ до курсів, навчаються під керівництвом інструктора, проходять тестування та сертифікацію.
При цьому для ефективного впровадження LMS-системи недостатньо лише оплатити підписку на сервіс та надати до нього доступ необхідним співробітникам. Переважна більшість успіху залежить від якості навчального контенту: він має бути персоналізованим, актуальним та відповідати поточним запитам співробітників.
Як обрати LMS систему для своєї компанії?
Сучасний ринок пропонує сотні, а то й тисячу, різноманітних систем управління навчанням. Здається, що серед такого різноманіття просто неможливо обрати ту, яка відповідала б всім очікуванням і потребам бізнесу. Для того, аби спростити пошук LMS-системи, радимо звертати увагу на такі критерії:
- Доступність до облікового запису та матеріалів курсу через різні пристрої — комп’ютери, планшети чи смартфони. В ідеалі LMS має працювати у вебпереглядачі, а також підтримувати завантаження із бази знань на пристрій користувача.
- Інтеграція з сторонніми платформами, можливість створювати курси за допомогою вбудованого конструктора або імпортувати матеріали навчання з інших платформ. Додаткова перевага — конвертація наявних слайдів або текстових документів в інші формати.
- Інформування. Наявність сповіщень, які нагадують учням про дедлайни або відкриття доступу до нових матеріалів.
- Аналітика та звітність. Можливість створювати звіти про загальну продуктивність учнів, переглядати свій прогрес, щоб за потреби усунути прогалини у знаннях.
- Безпека даних. LMS-система має бути захищеною системою єдиного входу, двофакторною автентифікацією та підтримувати резервне копіювання даних.
- Масштабованість. Компанія з часом розвивається, а кількість співробітників і потреба у більш потужних інструментах збільшується. Переконайтесь, що обрана вами система управління навчання зможе відповідати потребам бізнесу на будь-якому етапі його розвитку.
Важливо! Обирайте одну систему, в якій зберігатимуться всі матеріали. Це допоможе уникнути довгих пошуків, мінімізувати можливість втрати будь-яких матеріалів та організувати процес таким чином, щоб співробітники могли швидко знайти потрібний документ для виконання конкретної задачі.
Добірка найкращих інструментів для навчання співробітників
Наостанок пропонуємо ознайомитись із кількома корисними інструментами, які забезпечать стабільний освітній процес всередині вашої компанії.
SmartExpert
SmartExpert — це LMS-система, яка допомагає компаніям систематизувати процес навчання співробітників. Серед основних переваг — інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, доступна вартість та широкий функціонал, а саме:
- Ефективний онбординг: додайте всі необхідні матеріали про компанію, яка допоможе новачкам швидше інтегруватись в робочі процеси та зрозуміти корпоративну культуру. Зокрема це брендбук, інформація щодо системи мотивації, посадові інструкції, положення корпоративної етики тощо.
- Створення навчальних курсів. Система дозволяє додавати будь-який тип контенту, що зробить навчання цікавішим та різноманітнішим. Наприклад, презентації, документи, таблиці, відео, аудіо, посилання.
- Корпоративна база знань, яка зберігає всю необхідну інформацію про бізнес-процеси в одному місці, наприклад інструкції, технічні карти, звіти, корпоративна бібліотека.
- Оцінка компетенцій допоможе створити індивідуальний шлях розвитку всередині компанії для кожного члена команди. Платформа містить готові бібліотеки компетенцій, які скорочують час на оцінку кадрів.
- Елементи гейміфікації, що зроблять навчання інтерактивним та різноманітним. Створіть власну корпоративну валюту та онлайн-магазин, нагороджуйте працівників за проходження уроків, складання іспитів тощо.
Вартість LMS залежить від кількості співробітників компанії, а також функцій, які необхідні для ефективної роботи. Мінімальний тариф — $25 (доступ до корпоративної бази знань для 50 співробітників на місяць). Ви можете скористатись онлайн-калькулятором та розрахувати вартість послуг для свого бізнесу. Також доступна безкоштовна пробна версія.
Loom
Loom — це платформа, яка дозволяє швидко й легко записувати відео та ділитися ними. Інструмент врятує вашу команду у ситуаціях, коли письмова комунікація неефективна. Наприклад, при поясненні складних тасків або для проведення воркшопів щодо використання певних інструментів. Серед основних функцій, які доступні у Loom:
- Запис екрану, камери, мікрофона або всього одночасно.
- Можливість поділитись відео за посиланням без завантаження.
- Можливість залишати коментарі та зворотний зв’язок під відео, що спрощує комунікацію між різними відділами.
Також радимо звернути увагу на «прокачену» версію — Loom AI. Вона вміщує набір інструментів на основі штучного інтелекту, які можуть автоматично додавати субтитри до відео, створювати вижимку із найважливіших тез або швидко редагувати записаний відеофайл.
Платформа має безкоштовну версію, яка дозволяє записати 25 відео до 5 хвилин, а також підтримує транскрипцію понад 50 мовами. Вартість Loom стартує від $15 на місяць, що однозначно виправдовує рентабельність інвестицій в цей інструмент.
Приклад використання платформи Loom компанією Webpromo для проведення воркшопів
Віртуальні ШІ-помічники
Усі чули про ChatGPТ та Gemini — провідні чат-боти на основі ШІ, за допомогою яких можна виконувати різнопланові задачі. Але чи знали ви, що їхні можливості дозволяють створювати якісні атестації для співробітників? Якщо ні, тоді ласкаво просимо в майбутнє 🙂
Запорука успіху — введення чіткого і структурованого промпту, який допоможе ChatGPТ або Gemini створити якісну «базу» для майбутніх матеріалів. Такий підхід значно оптимізує час, який необхідно виділити на написання атестацій.
Але візьміть до уваги, що ШІ не зробить за вас всю роботу якісно та не опише бізнес-процеси. Саме тому при створенні технічних атестацій рекомендуємо додаткового залучати експертних спеціалістів та керівників напрямку.
Висновки
Вибір правильної системи управління навчанням має вирішальне значення у розвитку співробітників та компанії загалом. Важливо обрати інструменти, які відповідатимуть цілям бізнесу та залучатимуть команду до освітнього процесу.
Впровадження LMS системи вимагає вкладання багатьох ресурсів: часу, експертизи, коштів. Але це точно варте зусиль: інвестуючи в LMS, ви забезпечуєте стабільність команди, високі продажі та успішне майбутнє вашої компанії.
