Trello — платформа для управління проєктами. Що це таке, як працює і які має переваги
Намагаєтесь приборкати хаос у робочому або особистому житті? Ведення планувальників виснажує, а часу і натхнення все одно ні для чого немає? Радимо звернути увагу на Trello — рятівну паличку для тих, хто прагне оптимізувати свої зусилля та хоче навчитися грамотно розподіляти задачі.
Ви могли неодноразово чути про Trello: натомість, якщо ви читаєте цю статтю, тоді скоріш за все ви все ще не приборкали цей інструмент. Разом із Trello ви забудете про “зламаний телефон” у перемовинах з командою, купу наліпок із кричущими дедлайнами та емоційне виснаження. У цій статті ми розкажемо, що ж це за чарівна паличка та як її ефективно використовувати.
Фото: Trello
Trello — що це таке і в чому його особливість
Trello — це зручний таскменеджер у вигляді дошки з картками, основна мета якого полягає в управлінні задачами. Принцип роботи ґрунтується на методології Kanban, згідно з якою окремі завдання складаються таким чином, щоб кожну частину робочого процесу було легко візуалізувати. У той же час члени команди розподіляють між собою виконання окремих задач, результативність яких легко відстежувати.
Trello пропонує безліч функцій для ефективного управління будь-яким проєктом. Наприклад:
- Перегляд календаря: у Trello є режим перегляду календаря, який спрощує відстеження дедлайнів та термінів виконання задачі.
- Сповіщення: платформа автоматичну надсилає сповіщення на мобільний телефон або електронну пошту щоразу, коли хтось згадує вас у завданні, додає коментар або оновлює картку.
- Пошук і фільтрація: Trello має потужну систему пошуку карток, дошок, міток та навіть членів команди. Окрім цього, усі картки можна фільтрувати за критеріями на вибір (як-от термін виконання).
- Trello інтегрується з іншими інструментами, такими як Google Drive, Slack і Github, щоб полегшити роботу команди.
Trello пропонує додаткові можливості:
- автоматизація, яка допомагає налаштувати стандартні процеси задля економії часу команди;
- функція налаштування карток дозволяє створити персоналізований робочий простір;
- наявність хронології дозволяє відслідковувати прогрес та у будь-який момент повернутися до початкової точки;
- до карток можна додавати вкладення — pdf файли, зображення та навіть відео. Це дозволяє тримати усю необхідну інформацію щодо проєкту в одному місці;
- готові шаблони для багатьох сфер діяльності дозволяють налаштувати продуктивний робочий простір;
- Trello також дозволяє встановлювати додаткові плагіни.
Як працює Trello: розбираємось у командах, списках, дошках та картках
Здебільшого принцип роботи Trello доволі зрозумілий. Так, інструмент дозволяє створювати дошки зі списками карток, пов’язаних із певним проєктом. Щоб уникнути плутанини, пропонуємо дати чітке визначення найбільш поширеним термінам:
- Дошки організовують всі проєкти в окремі групи. Кожна дошка може містити кілька списків, у кожному з яких є свій набір завдань. Наприклад, у вас може бути дошка для роботи над блогом або самим веб-сайтом. Зазначимо, що найдоцільніше створювати нові дошки для окремих проєктів.
- Списки. На одній дошці можна створити необмежену кількість списків. Вони, у свою чергу, наповнені картками із описом завдання. За певним списком можна закріпити виконавця завдання. Найдоцільніше використовувати методологію Kanban: завдання, над якими ви працюєте, переміщуйте зліва направо від одного списку до наступного, щоб краще відслідковувати прогрес.
- Картки — це окремі елементи в списку, які мають бути конкретними та зрозумілими. До карток можна додавати коментарі, описи та обговорювати важливі моменти з іншими членами команди. Окрім цього, можна також додати контрольний список із підзавданнями або завантажити необхідні файли.
- Команда — це певна групи людей, яких закріплюють за дошками і надають доступ до списків або карток на них. Як правило, саме ці люди і відповідають за виконання задачі.
Trello: короткий гайд для старту
Щоб почати використовувати Trello, створіть обліковий запис. Це можна зробити за допомогою реєстрації на платформі через пошту вручну або за допомогою вже існуючого облікового запису в Google, Microsoft, Apple, Slack.
Створюємо дошку та додаємо команду
Як ви зрозуміли, у Trello нічого не відбувається, якщо це не відображається на дошці. Отож, створити дошку можна за допомогою таких кроків: у розділі “Особисті дошки” натисніть “Створити нову дошку”. Дайте їй назву, яка відповідає певному проєкту. На цьому етапі також можна обрати фоновий колір або візерунок. У наступному віконечку оберіть команду, якій ви хочете надати доступ до дошки.
Новостворена дошка відображається на домашній сторінці облікового запису.
Якщо у вас ще немає створених команд у Trello, ви можете додавати окремих учасників по одному. Для цього відкрийте потрібну дошку та оберіть вкладку “Учасники” у верхній лівій частині. Введіть електронну пошту користувача, якому необхідно надати доступ. Також ви можете ввести нікнейм, за яким цей користувач зареєстрований у Trello. Натисніть “Надіслати запрошення” та очікуйте на підтвердження.
Якщо ви не володієте інформацією стосовно електронної пошти або нікнейму, тоді можна створити дошку з відкритим доступом.
Створюємо списки
Наступний крок — організація завдань. Списки можна налаштувати за багатьма критеріями, наприклад: за статусом виконання, за виконавцем, за терміном виконання тощо. Створити список дуже просто: перш за все відкрийте дошку, у якій ви хочете створити список. Натисніть “Додати список” (праворуч, якщо у вас вже є кілька списків або під назвою дошки, якщо вона ще пуста).
Назвіть список та натисніть “Додати список”. Після цього у вас з’явиться кнопка для додавання карток.
Нагадаємо, що ви також можете додати контрольний список та завантажити вкладення. Приділіть час для вивчення можливостей платформи, щоб визначити найкращі функції для своєї роботи.
Щодо пріоритезації задач у списках, то тут все залежить тільки від вас. Ви можете побудувати власну ієрархію із завдань, однак найвдалішим рішенням буде розміщувати важливі завдання зверху. Для того, щоб перемістити задачу у списку, затисніть відповідний рядок та перемістіть на необхідне місце.
Створюємо картки
Картки мають чимало функцій, однак найкорисніші з них — це можливість додавання учасників і термінів виконання. Якщо ви працюєте в команді, тоді необхідно вчасно інформувати колег про певні зміни та оновлення. Натомість, картки із дедлайнами допоможуть і при організації особистого робочого простору, адже ви завжди будете в курсі необхідних термінів.
Коли картка піддається певним діям (переміщення, архівація, додавання коментарів), то всі учасники отримують сповіщення.
Додайте команду до певної картки за допомогою таких кроків: натисніть на картку, до якої потрібно додати користувачів. У правій частині натисніть “Учасники” та із запропонованого списку оберіть необхідних користувачів.
Вкажіть термін виконання: оберіть картку, для якої потрібно виставити терміни виконання. У правій частині картки натисніть “Терміни виконання”. Оберіть дату в календарі, додайте час і натисніть “Зберегти”.
Також ви можете додати кольорові мітки до карток, які допоможуть визначити тип завдання або приналежність картки до певної групи. Щоб додати мітку, виконайте такі дії: клацніть на картку, до якої потрібно додати мітку. Натисніть на значок мітки праворуч та оберіть підходящу із доступного списку. Додати назву до мітки можна за допомогою режиму редагування поруч із піктограмою мітки.
Додати мітку можна і за допомогою гарячої клавіші “L”.
Комбінації гарячих клавіш Trello для більшої зручності
У Trello існує низка корисних комбінацій клавіш, які полегшують роботу із великим обсягом інформації. Нижче наводимо найпопулярніші варіанти:
- B відкриває меню “Дошки”. Тут ви можете шукати різні дошки та перемикатися між ними.
- С для архівації карт;
- Е для швидкого редагування карток;
- Control+Enter (Windows) або Command+Enter (Mac) для збереження тексту;
- Enter для відкриття картки;
- M для додавання/видалення учасників;
- T для перейменування картки;
- ? для відкриття підказок по гарячим клавішам.
Із повним списком комбінацій гарячих клавіш можна ознайомитися за посиланням.
Скільки коштує Trello: всі тарифні плани та їхня вартість
У порівнянні з іншими платформами для управління проєктами, Trello має помірні ціни та надає можливість безкоштовного використання. Із актуальними цінами можна ознайомитися на офіційному веб-сайті Trello. Станом на вересень 2023 року тарифи такі:
- Безкоштовний пакет для всієї команди включає необмежену кількість карток, до 10 дошок на один робочій простір, необмежене сховище для зберігання файлів розміром до 10 МБ тощо.
- Стандартний пакет ($5 за одного користувача) включає необмежену кількість дошок, вдосконалені списки, необмежене сховище для зберігання файлів розміром до 250 МБ тощо.
- Преміум пакет ($10 за одного користувача) включає наявність додаткових функцій, пріоритетну підтримку від платформи, функції адміністрування та безпеки тощо.
- Пакет enterprise ($17.50 за одного користувача) надає необмежений робочий простір, можливість керування публічними дошками та доступ до SSO та керування користувачами за допомогою Atlassian Access.
Як обрати необхідний тарифний план? Якщо ви плануєте використовувати Trello для особистих цілей або ваш проєкт невеликий, тоді можна скористатися безкоштовною версією. Стандартний пакет підійде командам, яким необхідно керувати завданнями та організовувати спільну роботу над одним проєктом. Якщо вам необхідно візуалізовувати роботу багатьма способами, тоді у пригоді стане тариф преміум. Нарешті, пакет enterprise — найкращий вибір для великих організацій, які прагнуть забезпечити якісну роботу команд та підвищити рівень безпеки в цілому.
Приклади дошок в Trello: шаблони для різних сфер діяльності
Trello має ще одну зручну функцію, а саме — наявність вже готових шаблонів для різних сфер діяльності. Серед них бізнес, освіта, дизайн, проєктування, продажі, управління продуктами і проєктами тощо. Будь-який шаблон можна скопіювати і додати у свій робочий простір. Перевага полягає у тому, що готові рішення вже протестовані іншими користувачами, тому вам необхідно лише трохи скоригувати шаблон під себе.
Шаблони для маркетингу охоплюють безліч корисних напрямків: контент для блогу, заходи із SEO, кампанія з inbound маркетингу тощо. Кожний знайде для себе готове рішення для підвищення продуктивності роботи.
Висновки
Trello — це простий і зручний інструмент для управління завданнями, проєктами і командною діяльністю в цілому. Інструмент краще всього підходить для невеликих команд і проєктів невеликої складності. За допомогою дошок, карток і списків можна легко візуалізувати завдання і відстежувати прогрес. Простий і гнучкий у використанні інструмент вимагає мінімального навчання, а помірні ціни та наявність безкоштовної версії не на жарт приваблює користувачів.
Тому рекомендуємо і вам протестувати Trello. Звичайно, з першого разу, можливо, буде важко орієнтуватися в новому інтерфейсі. Однак час, який ви приділите вивченню платформи, стане вдалою інвестицією у продуктивність команди або якість проєкту.
