Kanban: що це таке і чим він буде корисним маркетологам
Kanban — це система управління проєктами, яка використовується для відстеження виконання співробітниками завдань і ефективного управління ними. Ця менеджерська філософія допоможе вам організувати роботу компанії загалом, а також виокремити в робочому процесі етапи та розподілити їх між колегами.
Зміст:
- Коротка історія Kanban
- Що таке Kanban-дошка
- Kanban-принципи
- Переваги та недоліки Kanban
- Канбан, Scrum та Agile: чи є різниця?
- Як можуть використовувати Kanban-дошку маркетологи
- Таск-менеджери, які працюють за принципом Kanban
Коротка історія Kanban
Таїті Оно, інженер-технолог компанії Toyota, розробив канбан у 1940-х роках як систему планування для виробничого сектора. Він надихався методами самозапасу, використовуваними в супермаркетах, де покупці самостійно вирішували, що їм купити. Kanban — це система, яку вперше використали на заводах Toyota, щоб збалансувати постачання матеріалів із фактичним виробництвом. Заводські робітники повідомляли про рівень запасів певних матеріалів за допомогою картки під назвою “Kanban” (у перекладі з японської мови — “вивіска”, “візуальний сигнал”). Кожна картка доходила до складу із записаними вказівками до необхідного матеріалу.
Зараз же необхідності кріпити картки до виробничого об’єкта немає. Замість цього використовується Канбан-дошка. Що таке канбан і як ця система допоможе досягати результату, ми розповімо далі.
Що таке Kanban-дошка
Kanban-дошка — це інструмент управління проєктами, візуалізація завдань, які необхідно виконати різним працівникам/підрозділам вашої компанії.
Зображення від katemangostar на Freepik
Така дошка складається з трьох основних стовпців («Зробити», «Виконується», «Готово») і дає вам можливість переконатися в ефективності та прозорості роботи вашої команди. Картка із завданням для співробітника/відділу в процесі його виконання повинна переміщатися від колонки «Зробити» до колонки «Готово». Зазначимо, що ви можете розширити структуру Kanban-дошки та самостійно додати необхідні стовпчики (наприклад, «Перевірка» або «Затвердження»), якщо завдання складне й вимагає більшої кількості етапів реалізації.
Оскільки все відбувається в режимі реального часу, співробітники можуть самостійно відстежувати прогрес, прискорювати процеси для дотримання термінів і вносити деякі зміни, що сприятиме успішному виконанню завдання.
Kanban-принципи
Зображенння від vectorpouch на Freepik
Візуалізуйте робочий процес. Незалежно від того, розробляєте ви цифрову чи фізичну Kanban-дошку, ви маєте візуалізувати на ній усю свою роботу. Для цього, наприклад, використовуйте картки різних кольорів. Якщо ви не плануєте проєктувати складну дошку, то зменште кількість стовпців до двох — «Зробити» і «Виконано». Призначте людей для відстеження виконання завдань. Не забувайте розподіляти картки за колонками, які відповідають їхнім статусам.
Слідкуйте за робочим процесом. Щоб з’ясувати, чи ефективно працює ваша Канбан-дошка, чи просуває вона вас до досягнення цілей, подумайте про моніторинг ключових показників, включно з часом і якістю виконання завдання, кількістю задіяних ресурсів для цього тощо.
Встановіть обмеження на картки. Ви маєте визначити, скільки карток можна розмістити одночасно в певній колонці канван. Для цього правильно розраховуйте терміни виконання. Якщо обсяг завдань і виділеного на них часу будуть сумісні, ваша команда виконуватиме завдання одне за одним без будь-яких перешкод.
Покращуйте робочий процес. Kanban-дошка допомагає не тільки стежити за виконанням завдань, а й виявляти слабкі або проблемні місця в організації роботи співробітників і компанії загалом. Так ви отримуєте можливість удосконалити робочий процес, знаходити та пробувати на практиці нові методи й техніки в системі управління проєктами.
Переваги та недоліки Kanban
Як і багато інших, цей метод управління робочим процесом має свої переваги та недоліки. Серед перших відзначимо те, що Kanban допомагає:
- забезпечити співпрацю між членами команди;
- ефективно управляти завданнями;
- відстежувати хід виконання завдань і прискорювати його;
- дотримуватися термінів проєктів і успішно завершувати їх;
- усувати проблеми;
- впроваджувати поліпшення.
Недоліки Канбан — це деякі особливості його функціонування:
- не може працювати автономно;
- не має чітких часових рамок для кожного етапу, якщо ви не встановите їх самостійно;
- не підходить для середовища з короткими виробничими процесами.
Канбан, Scrum та Agile: чи є різниця?
Система Канбан часто асоціюється з моделлю управління Agile, особливо коли йдеться про сферу випуску програмного забезпечення. Суть філософії Agile полягає в тому, щоб команда могла гнучко реагувати на зміни та легко адаптувати своє планування, водночас безперервно покращуючись та еволюціонуючи. Метод Канбан чудово підходить для розвʼязання саме таких завдань.
Своєю чергою, від системи Scrum очікується допомога команді вкласти в стислі терміни виконання великого обсягу завдань. Канбан дошка сумісна зі Scrum, тому команди працюють з їхньою допомогою, але основним способом організації процесу стають так звані “спринти”. Робочі сесії з обмеженим періодом дії (2 тижні) і регулярними нарадами дають змогу досягти максимальної ефективності та вчасно закривати актуальні завдання.
Як можуть використовувати Kanban-дошку маркетологи
Як ви вже зрозуміли, Kanban-дошка — це багатофункціональний інструмент, який допоможе вам вчасно і якісно виконати складне завдання. Ви виділите в ній конкретні етапи, розподілите між колегами та зможете відстежувати робочий процес від початку до кінця. Так, наприклад, при створенні кейса Kanban-дошку можна розділити на чотири стовпчики:
- «Нові завдання» (вивчити бізнес-моделі та тенденції ринку);
- «Поточні завдання» (сформувати digital-стратегію);
- «Огляд результатів роботи» (проаналізувати результати тестового запуску сайту);
- «Виконані завдання» (створено брендбук).
Джерело: https://www.actitime.com
Назва колонок і дії — це лише наочний приклад. Перевага Канбан-дошки, про яку ми вже згадували, полягає в тому, що ви можете експериментувати з їхніми іменами та кількістю.
Коли будете впроваджувати Kanban-дошку у своїй компанії радимо:
- Вказувати чіткі терміни виконання завдань (фіксовану дату й час, а не «протягом», «якомога швидше»).
- Контролювати, щоб один співробітник/відділ виконував одне завдання (багатофункціональність і Канбан — несумісні).
- Враховувати індивідуальність колег, їхній характер, особливості роботи та сильні сторони.
- Реально оцінювати терміни виконання тих чи інших завдань залежно від рівня їхньої складності.
Таск-менеджери, які працюють за принципом Kanban
Сьогодні існує безліч уже готових систем управління проєктами, в основі яких лежить Канбан. Таск менеджер — це корисний інструмент, без якого вже складно уявити організацію роботи більшості підприємств.
Рекомендуємо звернути увагу на таск-менеджери, які редакція Webpromo використовує або тестувала.
Система управління проєктами, яка вже багато років використовується нашим агентством. Основні плюси — широкий функціонал для структуризації завдань, можливість створювати в акаунті різні проєкти з різними рівнями доступу для всіх членів команди, наявність повноцінної мобільної версії та інтеграція з чат-ботом, безпека зберігання даних. Для новачків є безкоштовна версія з достатньою кількістю функцій.
Цей популярний онлайн-сервіс для управління завданнями найчастіше використовується редакціями, контент-агентствами, дизайнерами або командами розробки, маркетологами або для особистих цілей. Такий інструмент буде вкрай корисним під час розробки сайту, оскільки допомагає швидко визначити незавершені завдання, ті, що в процесі, і вже готові.
Джерело: https://blog.trello.com
За допомогою Trello ви можете визначати, які помилки усуваються, а які ставлять усіх у глухий кут, а також створювати різноманітні списки, щоб вказати рівень серйозності кожної проблеми, про яку повідомляється.
Джерело: https://blog.trello.com
Фішки сервісу — “творчі” функції для проведення брейнштормінгів або нарад. Є безкоштовний тариф для ознайомлення.
Ця Kanban-дошка популярна у розробників, дизайнерів, маркетологів, hr-департаментів. Функціонал аналогічний попереднім варіантам, але оскільки Jira є частиною середовища Atlassian Marketplace, таск-менеджер можна “покращувати” за допомогою різних розширень і програм. Наприклад, інтегрувати в систему управління аналітику, діаграми, форму звітності, моніторинговий центр тощо.
Ось ми й познайомилися з Канбан. Сподіваємося, що така система управління проєктами поліпшить роботу вашої компанії, допоможе співробітникам працювати ефективніше та виконувати завдання точно в термін. Якщо ви дійшли до цього речення, отже уже настав час розробити власну Kanban-дошку.
