Комплаєнс для сучасного бізнесу — необхідність, яка принесе вигоду
Кожна людина сприймає життя крізь унікальну призму свого бачення, а тому розуміння “правильних” і “неправильних” речей може відрізнятися. У повсякденному житті ця різниця не є критичною, якщо ваші дії не шкодять інтересам та життю стороніх людей. Натомість у бізнес-середовищі у вас немає права на помилку — будь-яка незначна дія може спричинити резонанс серед аудиторії.
Відповідність вимогам норм та законів набуває все більшого значення як на національному, так і на міжнародному рівнях. Так, останнім часом це чітко простежується у країнах ЄС, де були прийняті директиви, що зобов’язують компанії дотримуватись нових зобов’язань. Напевно, ви вже чули про GDPR та необхідність дотримання його вимог і норм.
Якщо ви збираєтеся розпочати бізнес, то, мабуть, ви неодноразово натрапляли на слово “комплаєнс”. Незалежно від розміру компанії, жоден власник бізнесу не повинен нехтувати законом, нормами, та етикою. На жаль, багато власників бізнесу і досі не знають, що таке комплаєнс, а отже не можуть скористатися перевагами, які він може принести компанії в цілому.
У цій статті ми розповідаємо, що таке комплаєнс, навіщо він вашому бізнесу, і як його впровадити.
Що таке комплаєнс і яку користь він приносить бізнесу
Згідно з опитуванням Європейської бізнес-асоціації, майже половина українських компаній переймається комплаєнсом та планує його впроваджувати. І це не дивно, адже 66% українців готові переплачувати більше за товари та послуги від тих компаній, у надійності яких вони впевнені.
У загальному розумінні комплаєнс означає дотримання набору правил для забезпечення належної поведінки бізнесу на ринку. Щоб ваша компанія працювала законно, вона має відповідати певним галузевим стандартам, постановам і стандартам етичної поведінки, які стосуються вашого бізнесу. Йдеться як про дотримання законів країни, у якій функціонує бізнес, так і про дотримання вимог регуляторних органів, а також виконання внутрішніх директив компанії.
Компанія може запровадити та використовувати низку інструментів і процесів, щоб досягти належного рівня відповідності нормам і законам. Так, комплаєнс допоможе вчасно виявити, запобігти або вирішити проблему на ранній стадії, до будь-яких серйозних наслідків, таких як притягнення до кримінальної відповідальності, штрафи або нанесення шкоди репутації компанії.
Дотримання комплаєнсу надасть вашому бізнесу такі переваги:
- порушення можна виявити на ранній стадії та вчасно їм запобігти;
- впевненість у тому, що компанія дотримується законодавства;
- працівники компанії впевнені у своїх трудових правах та захищені від штрафів або судового переслідування;
- компанія має позитивну репутацію на ринку;
- компанія стає більш привабливою для нових співробітників, ділових партнерів та інвесторів.
Отож, навіщо комплаєнс потрібен вашому бізнесу?
Комплаєнс стає все більш важливим, оскільки бізнес-середовище трансформується та піддається змінам. Натомість це не є виправданням для ігнорування передових практик. Щоб уникнути будь-яких недобросовісних або нестандартних ділових операцій, комплаєнс передбачає дотримання законів у таких сферах, як охорона здоров’я, безпека, конфіденційність даних, фінанси, екологічні проблеми тощо.
Незалежно від того, чи ви — власник великої компанії, або лише плануєте започаткувати бізнес, впровадження комплаєнсу у повсякденні робочі процеси допоможе знайти правильний вектор для подальшого розвитку, а також знизити репутаційні ризики.
Політика комплаєнсу: яких норм має дотримуватись бізнес?
Звичайно, що універсального набору правил та вимог немає. Кожен бізнес має сам обирати напрямки, у яких він хоче відповідати очікуванням та потребам своїх клієнтів або партнерів. Так, все залежить від галузі, особливостей ніші, аудиторії тощо. Натомість, основні політики комплаєнса можуть бути такими:
- Корпоративний етичний кодекс. В етичному кодексі наведений ряд ділових принципів, які відповідають місії та цілям компанії. Так, корпоративні кодекси можуть значно відрізнятися від однієї компанії до іншої. Наприклад, компанія, яка сповідує екологічні цінності, може включити до свого кодексу список правил, спрямованих на обмеження поведінки, яка негативно впливає на навколишнє середовище.
- Політика взаємодії з регуляторними організаціями. Як можна здогадатися із назви, такий документ наводить правила взаємодії із органами управління, наприклад податковою службою, Національним банком України, а також іншими органами з контролю.
- Політика конфіденційності — це докладне пояснення того, як ви плануєте використовувати будь-яку особисту інформацію своїх клієнтів. Політика конфіденційності є юридичним документом, який призначений як для захисту компанії, так і для захисту інтересів споживачів.
- Політика протидії відмиванню доходів є обов’язковою для фінансових установ, адже вона призначена для впровадження засобів контролю за фінансовими активами.
- Політика регулювання конфлікту інтересів — це офіційний документ, який визначає процедуру, якщо виникає конфлікт між особистими інтересами працівника та інтересами організації. Політика встановлює межі щодо потенційних конфліктів між працівниками та членами правління, які можуть виникнути, щоб запобігти юридичним зобов’язанням і розбіжностям між компанією та її працівниками.
- Політика інформаційних бар’єрів запобігає витоку конфіденційної інформації про компанію, її клієнтів та співробітників. Цей документ є особливо важливим для компаній, які пропонують своїм працівникам віддалений формат роботи.
- Політика контролю придбання цінних паперів. Насамперед йдеться про покупку цінних паперів та акцій співробітниками компанії. Так, це допоможе уникнути витоку конфіденційних даних компанії.
- Редакційна політика — це набір керівних принципів щодо оформлення матеріалів з метою їх уніфікації та задля підвищення ефективності роботи команди редакторів та копірайтерів. Зокрема, редакційна політика визначає принципи морально-етичних норм, за якими працює редакція, та допомагає редакторам приймати ті чи інші рішення.
- Політика щодо подарунків. Так-так, існують навіть такі набори правил і норм, які визначають граничну вартість подарунків у компанії. Зокрема, документ може чітко встановлювати межу, яка відділяє подарунок від хабаря.
Як ми бачимо, кожна організація може обрати для себе саме той набір політик комплаєнсу, який буде найбільш ефективно керувати повсякденними процесами бізнесу у зовнішньому та внутрішньому середовищах. З огляду на вище наведену інформацію, можемо визначити наступні функції комплаєнс-контролю:
- Реструктуризація компанії для відповідності новим вимогам. Зміна бізнес-процесів буде неминучою, якщо ваша компанія вирішила дотримуватись комплаєнсу. Так, доведеться переглянути структуру організації, її фінансову діяльність та інші аспекти, зміни у яких передбачені законодавством або вимогами контролюючих органів.
- Робота із персональними даними. Персональні дані та конфіденційність є основою GDPR (Загального регламенту захисту даних). Якщо ваша компанія не відповідає вимогам GDPR, тоді ви ризикуєте отримати штраф, дисциплінарні санкції та шкоду репутації.
- Охорона праці — це контроль за безпекою працівників на робочому місці для запобігання нещасним випадкам і шкоді здоров’я співробітників. Дослідження показали, що безпека та добробут на робочому місці сприяє прибутковості та кращому розвитку бізнесу. Оскільки відповідальність за безпеку працівників несуть роботодавці, вам необхідно дотримуватись необхідних норм та вимог.
- Пожежна безпека неабияк важлива як для великих, так і для малих бізнесів. Перевірка засобів протипожежної безпеки, сигналізації, проведення інструктажів щодо дій у небезпечних ситуаціях допоможуть вам покращити умови охорони праці співробітників, а іноді це може врятувати не одне життя.
Основні види комплаєнсу та ризики для бізнесу у разі їх недотримання
Як ви вже могли здогадатися, комплаєнс не обмежується лише одним розгалуженням. Так, виділяють п’ять основних видів комплаєнсу, серед них:
- Антикорупційний комплаєнс, до якого належать всі норми та заходи, яких компанія може вжити для протидії корупції. Дотримання антикорупційного комплаєнсу допомагає зменшити репутаційні ризики, а також сприяє дотриманню законодовчих вимог.
- Антифрод-комплаєнс найбільш характерний для фінансових та банківських установ задля протидії шахрайству. Окрім цього, антифрод-комплаєнс не буде зайвим і для компаній, де велика увага приділяється телефонним та онлайн-продажам.
- Антимонопольний комплаєнс передбачає дотримання антимонопольного законодавства. Також важливо зазначити, що антимонопольний комплаєнс є важливим для комерційних організацій. Так, якщо ви вирішили вказати у рекламі, що ваша компанія надає кращі послуги на ринку без прямих доказів, можна отримати чималий штраф або втрапити в інші санкційні пастки.
- Податковий комплаєнс допомагає зменшити фінансові ризики для компаній, а також регулює відповідність діяльності компанії податковим та іншим законодавчим нормам.
- Фінансовий комплаєнс є більш розширеною версією антифрод-комплаєнса, однак їх не слід плутати між собою. Так, цей вид регулює діяльність всіх організацій, які так чи інакше стосуються фінансової галузі – від банків до інвестиційних установ.
Недотримання комплаєнсу у бізнесі — це немов гра із вогнем: звичайно, ризикнути можна, однак обпікшись ви завдасте неминучої шкоди своєму підприємству. Йдеться про потенційний ризик накладання юридичних санкцій, грошових штрафів, нанесення шкоди репутації та матеріальні втрати, що спричинені недотриманням державних законів, галузевих норм або передових практик. Ризикують будь-які типи організацій: державні і приватні, комерційні та некомерційні.
Юридичне регулювання комплаєнсу в Україні
На сьогодні в Україні не існує єдино визначених критеріїв комплаєнсу. Так, підприємці самостійно розробляють набір політик та правил, які є найбільш ефективними для їхнього бізнесу. Натомість, термін “комплаєнс” не є новим, і його можна зустріти у низці державних документів:
- Положення НБУ “Про організацію управління системами ризиків у банках України та банківських групах” від 2018 року запровадив терміни “комплаєнс-ризик” та “комплаєнс-менеджер”.
- Закон України “Про ринки капіталу та організовані товарні ринки” від 2020 року дав визначення поняттю “комплаєнс” у контексті товарних ринків.
На щастя, у 2023 році комплаєнс в Україні поширений на велику кількість галузей, серед них: охорона праці, антимонопольне та антикорупційне законодавство, захист персональних даних, податкова сфера тощо.
Окрім цього, все більше українських компаній починають впроваджувати комплаєнс політику у свою повсякденну діяльність. У клієнтів та партнерів є змога ознайомитись із цими положеннями на офіційних веб-сайтах того чи іншого підприємства. Наприклад, компанія “Укренерго” впровадила комплаєнс-політику ще у 2019 році, і з офіційним документом можна ознайомитися на веб-сайті організації.
Як ми бачимо, дотримання комплаєнс політики є вкрай важливою для компаній, які планують виводити бізнес на західні ринки. Відповідність вимогам і стандартам Європейського законодавства — це орієнтир, який вкаже вашій компанії на правильний шлях розвитку.
Міжнародні стандарти, яких має дотримуватись бізнес
Не секрет, що для кожної сфери бізнесу існують свої регуляторні норми та стандарти. Так, для фінансової галузі перш за все йдеться про PCI-DSS, якого мають дотримуватись компанії, що зберігають, обробляють або передають дані власників платіжних карток.
Стандарт PCI-DSS було розроблено у 2006 році такими компаніями, як Visa, Mastercard, American Express, Discover і JCB. Дотримання PCI-DSS встановлює базовий рівень захисту для споживачів і допомагає запобігти шахрайству та витоку даних у платіжній екосистемі. Вимоги стандарту застосовуються до компаній незалежно від обсягу чи вартості транзакцій із кредитними картками, які вони здійснюють.
Якщо ми говоримо про медичну сферу, тоді варто згадати про HIPAA (Закон про перенесення та підзвітність медичного страхування). HIPAA сприяє захисту конфіденційних даних пацієнтів, і цього стандарту мають дотримуватися:
- компанії, які працюють із захищеною медичною інформацією (підприємства, які надають послуги у галузі охорони здоров’я);
- ділові партнери (будь-хто, хто має доступ до інформації про пацієнтів);
- інші організації, такі як субпідрядники та будь-які інші пов’язані ділові партнери.
Так, компанії, що працюють із даними пацієнтів, мають забезпечити конфіденційність інформації за допомогою фізичних, мережевих та технологічних заходів безпеки.
І, звичайно, не можна не згадати про усім відомий GDPR — новий регламент ЄС щодо захисту персональних даних. Загального регламенту захисту даних мають дотримуватись:
- компанії, що працюють на ринку ЄС;
- компанії, що не працюють на ринку ЄС, однак обслуговують його громадян.
Так, завдяки GDPR у споживачів з’явилося більше можливостей для контролю за своїми персональними даними. За недотримання вимог регламенту компаніям може загрожувати штраф, адміністративне чи кримінальне покарання.
Як впровадити комплаєнс політику до свого бізнесу?
У бізнес-середовищі завжди важливо бути в курсі останніх нововведень у законах, постановах, нормах та відповідних галузевих стандартах. Щоб запобігти ненавмисним порушенням, періодично звертайтеся за юридичною порадою до консультанта.
А хто ж відповідає за дотримання політики комплаєнсу у компанії? Перш за все, це залежить від розміру компанії та її організаційної структури. Так, це може бути повноцінний штатний спеціаліст, який допоможе розробити дієву стратегію впровадження комплаєнсу та визначити потенційні регулятивні ризики. Спеціаліст із комплаєнсу несе відповідальність за моніторинг і перевірку бізнес-операцій, щоб переконатися, що ви дотримуєтесь чинних законів.
Окрім цього, спеціаліст із комплаєнсу слідкуватиме за тим, щоб працівники дотримувалися законів на рівні держави та правил і кодексів поведінки всередині компанії в усіх бізнес-сферах. Завдяки регулярному аналізу останніх економічних та політичних змін, спеціаліст із комплаєнсу гарантує, що політика компанії адаптована до нових обставин та ризиків.
Натомість, контролювати дотримання політики комплаєнсу може не тільки штатний спеціаліст, а ще й спеціальні інструменти. Перш за все йдеться про CMS та інші цифрові програмні рішення. Так, програмне забезпечення можна налаштувати відповідно до певних нормативних актів у вашій географічній зоні чи галузі, зменшуючи ризик появи людської помилки та для автоматизації багатьох процесів. Переконайтесь, що обране вами програмне забезпечення є надійним та ліцензійним.
Зокрема, корисними будуть і регулярні аудити всередині компанії. Такий крок дозволить вчасно виявити прогалини та проблеми, а також визначити сфери для покращення роботи. Окрім цього, внутрішній аудит компанії дозволить вашому бізнесу підготуватися до зовнішніх перевірок, які проводять державні чи регуляторні органи.
Варто слідкувати і за дотриманням політики комплаєнсу своїми співробітниками. Переконайтеся, що всі члени команди розуміють політику компанії та дотримуються етичних кодексів. Крім того, важливо, щоб ваші співробітники були навчені веденню обліку усієї важливої інформації та транзакцій, які відбуваються від імені вашої компанії.
Висновки
Корпоративний комплаєнс є важливим як для великих, так і для малих організацій. Незалежно від того, чи ви плануєте розвиватися в Україні, чи просуватися на західних ринках — дотримання політики комплаєнсу усуне можливі фінансові та репутаційні ризики. Окрім цього, це допоможе вам заручитися підтримкою та довірою клієнтів, випередити конкурентів та залучити до бізнесу більше партнерів та інвестицій.
У сучасному бізнес-контексті комплаєнс — це про довіру, відповідальність та, зрештою, необхідність. Дотримуючись чинних норм та законів, ви завжди будете на крок випереджати конкурентів та швидше здобувати підтримку серед клієнтів.
