Як написати дієвий follow-up? Поради для маркетингу та бізнесу
Ефективні комунікації мають важливе значення для розвитку проєкту, ведення бізнесу, пошуку нових клієнтів та працевлаштування. Щоб усні домовленості не загубилися, важливо їх одразу фіксувати, тобто писати follow-up (FU). У статті розкажемо, хто і як має створювати FU, щоб було вчасно, зрозуміло та результативно.
Що таке follow-up?
Це лист, який складають за підсумками зустрічі й розсилають всім учасникам. Зазвичай під час мітингу керівник призначає відповідального за ведення FU.
У листі прописують короткі підсумки, які найчастіше виглядають як перелік завдань з відповідальним виконавцем та встановленим дедлайном. Фолоу ап використовують у різних сферах:
- Маркетинг – для внутрішніх комунікації та узгоджень маркетингової стратегії з брендом.
- Бізнес – підтримка контакту з клієнтом та нагадування про бізнес-пропозицію.
- Рекрутинг – підбиття підсумків та уточнення статусу.
- Журналістика – звірка інформації, запит на додаткові коментарі.
В яких випадках потрібен follow-up?
Не всі зустрічі вимагають резюме та інструкцій щодо подальших дій. Розглянемо поширені випадки, коли FU рекомендуємо складати:
- Після внутрішньої робочої зустрічі з колегами, щоб зафіксувати задачі та дедлайни, розподіл обов’язків тощо.
- Після зустрічі з потенційними клієнтами, щоб подякувати за виділений час, підкреслити переваги продукту та відповісти на можливі питання.
- Після зустрічі з поточними клієнтами щодо наявних та майбутніх проєктів, щоб зафіксувати домовленості, терміни та порядок оплати. До цього листа часто додають рахунок та проєктні документи, договір тощо.
- Після співбесіди — повідомити результати, домовитися про наступну зустріч та вислати тестове завдання (якщо таке передбачене).
- Після конференції чи іншого заходу — підсумувати виступи, надіслати додаткові матеріали. Тут можна додати форму зворотного зв’язку, запрошення на інший захід тощо.
- По завершенню проєкту — підбиття підсумків та прохання про відгук.
В імейл-маркетингу Follow up — це також тригерний ланцюжок листів (заснованих на поведінці та діях клієнтів) для продовження спілкування та укладання угоди
У рамках цієї статті ми розглянемо структуру та поради щодо написання корпоративного FU для покращення внутрішніх комунікацій.
Фолоу-ап після зустрічі з командою – це інструмент, який забезпечує синхронізацію всієї команди. Коли всі учасники мають перед очима один і той же перелік завдань та домовленостей, це мінімізує ризик розбіжностей та гарантує ефективну співпрацю.
У випадку зустрічей з клієнтами, фолоу-ап є невід’ємною частиною успішної співпраці. Він дозволяє отримати письмове підтвердження всіх домовленостей, уникнути непорозумінь та забезпечити чіткий план подальших дій для кожного учасника, – зазначає Head of Marketing у Webpromo, Марина Волинченко.
Структура і зміст фолоу-ап: що всередині листа?
Вигляд та структура FU залежать від його цільового призначення, але узагальнено лист складається з трьох основних блоків.
1.Вступна частина
Привітання та вдячність за виділений час, нові ідеї та ініціативи від співробітників. Це може здаватися дрібницею і необов’язковим пунктом для внутрішніх листів. Багато компаній пропускають подяку співробітникам за внесок у розвиток компанії. Проте дослідження говорить: працівники, які відчувають себе почутими, в 4,6 раза частіше працюють краще і вмотивованіше.
2.Підсумок зустрічі
При складанні основного блоку важливо пам’ятати, що FU — не конспект, а резюме. Якщо зустріч була тривалою (понад годину) й на ній обговорювалося декілька питань, на початку можна підсумувати основні думки. Це дасть впевненість, що всі учасники знають про, що йшлось.
Головна частина follow-up — перелік завдань, які мають виконати учасники. Кожна задача має бути:
- Змістовною з чітким формулюванням. Суть задачі повинна бути зрозумілою навіть тому учаснику, який не був на зустрічі.
- З визначеними дедлайними.
- Мати відповідального.
- Посилання на задачу у Worksection, Trello або інший сервіс, яким користується ваша компанія.
3.Фінальний блок
У завершальній частині листа вказують дату наступної зустрічі або інших запланованих подій, додають посилання на всі матеріали, які обговорювалися.
Намагайтеся завершувати FU на позитивній ноті. Це сприятиме здоровому робочому середовищу та вмотивованості працівників.
Основні правила та поради для створення follow-up
- Надсилайте follow-up своєчасно. Прийнятним вважається час у 24 години.
- Не забудьте коректно вказати тему листа. Якщо у вашій організації немає усталеного канону, назва може містити тему зустрічі та дату.
- Пишіть тези стисло, зрозумілою мовою без зайвих слів.
- Обов’язково дублюйте задачі у вашій CRM-системі, тобто там, де вони є обов’язковими до виконання. Follow-up — це просто нагадування. Він не зобов’язує виконувати задачі, проте фіксує відповідальних. Надалі це дає можливість легше і швидше знайти причини невиконання завдання.
- В кінці довгої зустрічі, на якій обговорювалося декілька тем і поставлено багато різних задач, рекомендують усно резюмувати основні тези. Це дасть можливість перевірити, що відповідальний за FU нічого не пропустив.
- При оформленні листа дотримуйтеся корпоративного стилю. Перед відправкою перевірте текст на помилки.
