Що таке чек-лист? Призначення, застосування та 10 правил створення ефективного чек-листа
25.11.2022
Редакція: Оля Сомова. Автор: Ольга Сомова
Статистика показує, що людина за першу годину забуває 60% отриманої інформації. На жаль, неможливо тримати все в голові, тому важливі речі краще записувати. Контролювати виконання завдань можна за допомогою інструментів. У статті ми поговоримо про один з ефективних способів самоперевірки. Що таке чек-лист, які існують його різновиди, а також як правильно створити чек-лист.
Зміст:
- Що таке чек-лист? Перша згадка
- Види чек-листів
- Навіщо потрібен чек-лист? Призначення та застосування
- 10 головних правил створення чек-листа
- Плюси та мінуси
- Завдання чек-листа у маркетингу
- Висновки
Що таке чек-лист? Перша згадка
Чек-лист — це контрольний список дій, який допомагає систематизувати роботу, уникнути помилок і відстежувати процес. Подібна інструкція економить час, позбавляючи голову зайвого навантаження. Чек-листи — це керівництво, яке допомагає правильно виконувати будь-які завдання або дії з максимальною ефективністю. Контрольний список підходить для самомотивації або контролю команди. Можна провести тестування, щоб знайти власний ідеальний варіант застосування цієї технології.
Уперше поняття чек-листа з’явилося в авіації. Випробування нової моделі “Boeing” призвели до катастрофи: пілотам було складно запам’ятати дії для керування літаком. Щоб полегшити їхнє завдання, вигадали покрокову інструкцію дій, які послідовно були потрібні під час посадки та зльоту, польоту. Відтоді такі гайди використовують у найрізноманітніших професійних сферах і в повсякденному житті.
Види чек-листів
Два типи check-list розрізняються за призначенням:
- «Прочитав — зробив». Документ із прописаними діями, які слід по черзі виконати. Тут немає чекбоксів для позначки «виконано». Такий список нагадує кулінарний рецепт, де потрібно дотримуватися інструкції в приготуванні страви.
- «Зробив — відмітив». Формат містить спеціальні бокси для того, щоб відзначити дію як виконану. Такий шаблон чек аркуша включає дії в довільному порядку, послідовність не має значення. Це може бути список необхідних речей, які слід обов’язково взяти в подорож. Найпростіший приклад формату «зробив — зазначив» — список покупок.
Навіщо потрібен чек-лист? Призначення та застосування
Чек-листи — це корисна інструкція, яка виконує такі функції:
- Оптимізація. У повсякденній роботі ми стикаємося з повторюваними етапами. Наприклад, щоб випустити статтю в блог, мені потрібно скласти план, структуру, заголовок, список ключових слів, а також підготувати анонс для соціальних мереж, узгодити випуск, підготувати креативи. Ці дії є обов’язковими для кожної статті. Щоб не пропустити деталі, нюанси та етапи роботи, я звертаюся до чек-листа, в якому прописані важливі дії.
- Відстеження та контроль. Check-list допомагає розділити складне завдання на кілька простих етапів, щоб полегшити процес. Ви наочно бачите, що вже виконано, а де варто прискоритися. Дотримуючись інструкції, завдання легше закрити: людину веде підсвідоме бажання швидше проставити галочки навпроти кожного пункту.
- Можливість оцінити якість роботи. Якщо гайд завжди під рукою, ви легко оцінюєте, наскільки якісно виконується завдання, як швидко команда досягає результату.
- Лідогенерація. Якщо говорити про маркетинг, то чек-листи — це формат для залучення нових підписників, читачів. Багато хто використовує його як лід-магніт: пропонують завантажити корисний чек-лист в обмін на підписку, контакти для зв’язку.
- Інструмент мотивації. Кажуть, «великого слона легше їсти по шматочках». У такому випадку, check-list розбиває цього “страшного” слона — глобальне завдання — на дрібні шматочки. Такий метод допомагає подолати страх перед труднощами та швидше прийняти виклик — виконати дію та отримати результат.
- Керівництво до дії. Чек-листи — це готовий план дій для повної концентрації над завданням.
10 головних правил створення чек-листа
- Важливо поставити мету, зрозуміти, навіщо вам потрібен чек-лист? Сконцентруйтеся на одній проблемі, не використовуйте приклад чек-листа як шаблон. Покрокова інструкція має привести до вирішення.
- Розбийте процес на дрібні підзадачі, які зможете виконати за один раз. Глобальні завдання слід дробити доти, доки не отримаєте список справ із досягненням конкретної мети. Далі можна переходити до наступного пункту.
- Структуруйте план дій. Якщо завдання справді велике та складне, тоді краще групувати пункти за тематичними блоками.
- Викладайте думку просто, доступно для розуміння. Один пункт — одна дія. Додаткові речення винесіть в окремий документ. Допоможуть складати виразні чек листи, приклади яких дуже багато в Мережі.
- Вибудовуйте логічну послідовність між пунктами.
- Не розписуйте кожну дію як роман із кількох частин, оформлення має бути лаконічним — 2–5 слів на один пункт. Чітко пропишіть, що зробити. Величезна кількість тексту має страхітливий вигляд і відбиває бажання братися за роботу.
- Не витрачайте час на оформлення. Не “засмічуйте” список зайвими шрифтами або іншим кольором, це відволікає. Головне — текст. Добре сприймається інформація у формі таблиці, в інтернеті можна знайти безліч прикладів, шаблони чек-листів. Також існують сервіси для створення чек-листа онлайн. Наприклад, Canva, Checkli та інші.
- Встановіть терміни і дедлайни, що допоможе орієнтуватися, наскільки швидко проєкт рухається до завершення.
- Ключові завдання. Checklist можна складати для будь-якої ситуації, однак сконцентруйтеся на тих, які потребують уваги.
- Намагайтеся, щоб готові чек листи були універсальними — документом зможуть користуватися інші співробітники. Якщо ви вирішите делегувати або передати проєкт іншій людині, вона дотримуватиметься плану, прописаного в чек-листі.
Плюси і мінуси
Чек-листи — це спосіб спростити процес роботи, не тримати в голові другорядні деталі. Ви прописуєте алгоритм дій і дотримуєтеся його, отримуєте можливість оцінити реальний обсяг роботи, розподілити порядок виконання дій.
Переваги
- Підвищує продуктивність праці. Ви послідовно рухаєтеся за планом згідно з чек-листом, не відволікаючись.
- Уникнення помилок або їх мінімізація. З чітким списком ризик зробити щось неправильно зводиться практично до нуля.
- Можливість делегувати завдання. Ви хочете побачити сегменти роботи, які можна сміливо передати на виконання команді, іншому відділу, на аутсорс? Допоможе чек-лист приклад якого можна знайти в інтернеті.
- Підвищує рівень дисципліни. Це стосується як самодисципліни, так і управління командою. Список справ допоможе організувати робочий процес, навести лад у тих питаннях, де є прогалини.
- Спрощує контроль виконання завдань. Маючи на руках check-list, ви легко перевірите виконану роботу.
Чек-лист автоматизує процеси, що призводить до підвищення ефективності та якості виконання завдань.
Недоліки
Попри велику кількість переваг, чек-лист має недоліки.
- Чек-листи — це форма прокрастинації. Можна довгий час складати список справ, але так і не приступити до його виконання.
- Ймовірна шаблонність дій. Багато співробітників втрачають можливість проявити творчість та ініціативу, автоматично рухаючись за планом.
- Саботаж роботи. Для деяких співробітників чек-лист звучить як примусовий обов’язок, що призводить до проблем у комунікації. Важливо правильно донести сенс цього інструменту.
Завдання чек-листа у маркетингу
Маркетологам такий список необхідний для виконання комплексних завдань. Наприклад, для координації роботи великої команди, особливо якщо є позаштатні співробітники. Коли гайд знаходиться перед очима, кожен член команди розуміє, на якому етапі і що йому потрібно робити.
Чек-лист забезпечує точне і швидке виконання завдань, особливо в маркетингу, коли “горять” дедлайни.
Висновки
Чек-листи — це інструмент, який здатний полегшити будь-який процес, оптимізувати його і спростити. Якщо ви шукаєте спосіб, як створити чек-лист, найпростіше зробити це за допомогою Google таблиці, а потім провести тестування.
Використання такого списку справ допомагає уникнути та мінімізувати помилки, оцінити якість виконаної роботи, підвищити рівень самодисципліни та мотивувати команду для досягнення високих результатів.
