Головна » Блог » Що таке чек-лист? Призначення, застосування та 10 правил створення ефективного чек-листа

Що таке чек-лист? Призначення, застосування та 10 правил створення ефективного чек-листа

25.11.2022

Редакція: Оля Сомова. Автор: Ольга Сомова


Статистика показує, що людина за першу годину забуває 60% отриманої інформації. На жаль, неможливо все тримати в голові, а іноді краще записувати. Контролювати виконання завдань можна за допомогою інструментів. У статті ми поговоримо про один із ефективних способів самоперевірки — чек-лист. Що таке чек-лист, різновиди, а також як правильно створити чек-лист — ключові правила.

Зміст:

  1. Що таке чек-лист? Перша згадка
  2. Види чек-листів
  3. Навіщо потрібен чек-лист? Призначення та застосування
  4. 10 головних правил створення чек-листа
  5. Плюси та мінуси
  6. Завдання чек-листа у маркетингу
  7. Висновки

Что такое чек-лист?



 

Що таке чек-лист? Перша згадка

Чек-листи це контрольний список дій, який допомагає систематизувати роботу, уникнути помилок та відстежувати процес. Подібна інструкція заощаджує час, позбавляючи голову зайвого навантаження. Чек-листи це посібник, який допомагає правильно виконувати будь-які завдання або дії з максимальною ефективністю. Чек-лист підходить для самомотивації чи контролю команди. Можна провести чек-лист тестування, щоб знайти власний ідеальний варіант.

Вперше чек-лист винайшли в авіації. Випробування нової моделі Boeing призвели до катастрофи. Пілотам літака було складно запам’ятати дії для керування конструкцією. Щоб полегшити завдання, вигадали покрокову інструкцію дій — чек-лист — під час посадки та зльоту, польоту. З того часу чек-лист став обов’язковим інструментом не лише у професійній сфері, а й закріпилися у повсякденному житті.

 

Види чек-листів

Чек-лист буває двох типів, розділених за призначенням:

  1. «Прочитав — зробив». Документ із прописаними діями, які слід по черзі виконати. Тут немає чекбоксів для позначки «виконано». Такий чек-лист нагадує кулінарний рецепт, де потрібно дотримуватись інструкції у приготуванні страви.
  2. «Зробив — позначив». Формат містить спеціальні чекбокси для того, щоб відзначити дію як виконану. Чек-лист включає дії у довільному порядку, послідовність не має значення. Це може бути список необхідних речей, які слід обов’язково взяти у подорож. Найпростіший приклад чек-листа «зробив — зазначив» — список покупок.

Что такое чек-лист?



 

Навіщо потрібен чек-лист? Призначення та застосування

Чек-листи це корисна інструкція, яка виконує такі функції:

  • Оптимізація. У повсякденній роботі ми стикаємося з етапами, що повторюються. Наприклад, щоб випустити статтю в блог, мені потрібно скласти план, структуру, заголовок, список ключових слів, а також підготувати анонс для соціальних мереж, узгодити випуск, підготувати креативи. Ці дії є обов’язковими для кожної статті. Тому, щоб не пропустити деталі, нюанси та етапи роботи, я маю чек-лист, у якому прописані важливі дії.
  • Відстеження та контроль. Чек-лист допомагає розділити складне завдання на кілька простих етапів, щоб полегшити процес. Ви бачите, що вже виконано, а де варто прискоритися. Наслідуючи інструкції, завдання легше закрити, хочеться швидше проставити галочки навпроти кожного пункту.
  • Можливість оцінити якість роботи. Якщо чек-лист завжди під рукою, ви легко оцінюєте, наскільки якісно виконується завдання, як швидко команда досягає результату.
  • Лідогенерація. Якщо говорити про маркетинг, то чек-листи це формат для залучення нових підписників, читачів. Багато хто використовує чек-лист як лід-магніт, пропонують завантажити корисний чек-лист в обмін на підписку, контакти для зв’язку.
  • Інструмент мотивації. Говорять «великого слона легше їсти по шматочках». У цьому випадку чек-лист розбиває цього «страшного» слона — глобальне завдання — на дрібні шматочки. Такий метод допомагає подолати страх перед труднощами та швидше прийняти виклик — виконати дію та отримати результат.
  • Посібник до дій. Чек-листи — це готовий план дій для повної концентрації над завданням.

 

10 головних правил створення чек-листа

  1. Важливо поставити ціль, навіщо вам потрібен чек-лист? Зосередьтеся на одній проблемі, не використовуйте приклад чек-листа як шаблон. Покрокова інструкція має привести до рішення.
  2. Розбийте процес на дрібні завдання, які зможете виконати за один раз. Глобальні завдання слід дробити до того часу, поки отримаєте список справ із досягненням конкретної мети. Далі можна перейти до наступного пункту.
  3. Структуруйте план дій у чек-листі. Якщо завдання справді велике і складне, тоді краще групувати чек-лист на тематичні блоки. Величезний список із 100 пунктів складно виконувати.
  4. Викладайте думку просто, доступно для розуміння. Один пункт — одна дія. Додаткові пропозиції винесіть до окремого документа.
  5. Вибудовуйте логічну послідовність між пунктами.Что такое чек-лист?
  6. Не розписуйте кожну дію як роман із кількох частин, оформлення чек-листа має бути лаконічним — 2-5 слів на один пункт. Чітко пропишіть, що зробити. Величезна кількість тексту виглядає «страшно», так не захочеться братися зовсім за роботу.
  7. Не витрачайте час на оформлення. «Не засмічуйте» чек-лист зайвими шрифтами або іншим кольором, це відволікатиме. Головне — текст. Оформлення чек-листа краще робити у формі таблиці, в інтернеті можна знайти безліч прикладів, шаблонів чек-листів. Також існують сервіси для створення чек-листа онлайн. Наприклад, Canva, Checkli та інші.
  8. Встановіть терміни та дедлайни, що допоможе орієнтуватися, наскільки швидко проект рухається до завершення.
  9. Ключові завдання. Чек-лист можна складати для будь-якої ситуації, проте сконцентруйтеся на тих, які потребують уваги.
  10. Намагайтеся зробити чек-лист універсальним — документом зможуть користуватись інші співробітники. Якщо ви вирішите делегувати або передати проект іншій людині, вона може слідкувати плану, прописаному у чек-листі.


 

Плюси і мінуси

Чек-листи це спосіб спростити процес роботи, не пам’ятати другорядні деталі. Ви прописуєте алгоритм дій і слідуєте йому. За допомогою чек-листа можна оцінити реальний обсяг роботи, розподілити порядок виконання дій.

Переваги:

  • Підвищує продуктивність праці. Ви послідовно рухаєтеся за планом згідно з чек-листом, не відволікаючись.
  • Уникнення помилок або їхня мінімізація. З чітким списком не залишається шансів зробити помилки, ризики знижуються практично до нуля.
  • Можливість делегувати завдання. Чек-лист дозволяє побачити ті завдання, які можна сміливо передати на виконання команді, іншому відділу, на аутсорс.
  • Підвищує рівень дисципліни. Це стосується як самодисципліни, так і управління командою. Чек-лист допоможе організувати робочий процес, навести лад у тих питаннях, де є прогалини.
  • Полегшує контроль виконання завдань. Маючи на руках чек-лист, ви легко перевірите виконану роботу.

Чек-лист автоматизує процес, що призводить до підвищення ефективності та якості виконання завдань.

Недоліки

Незважаючи на велику кількість переваг, чек-лист має недоліки:

  • Чек-листи це форма прокрастинації. Можна довгий час складати список справ, але так і не розпочати його виконання.
  • Чек-лист як шаблон дій. Багато співробітників втрачають можливість проявити творчість, автоматично рухаючись за планом.
  • Саботаж роботи. Для деяких співробітників чек-лист звучить як примусовий обов’язок, що призводить до проблем у комунікації. Важливо правильно донести зміст цього інструменту.

Что такое чек-лист?



 

Завдання чек-листа у маркетингу

Маркетолог може використовувати чек-лист як у робочих, і у особистих цілях. У маркетингу чек-лист необхідний для виконання комплексних завдань. Наприклад, для координації роботи великої команди, особливо, якщо є позаштатні співробітники. Коли чек-лист знаходиться перед очима, кожен член команди розуміє, на якому етапі і що потрібно робити.

Чек-лист забезпечує точне та швидке виконання завдань, особливо в маркетингу, коли «горять» дедлайни.

 

Висновки

Чек-листи це інструмент, який здатний полегшити будь-який процес, оптимізувати його та впросити. Приклади чек-листа можна створити самостійно за допомогою таблиці Google, провести тестування чек-листа і пробувати працювати з документом. 

Використання чек-листа допомагає уникнути та мінімізувати помилки, оцінити якість виконаної роботи, підвищити рівень самодисципліни та мотивувати команду для досягнення високих результатів.

Последние материалы рубрики

Аналоги Canva

Аналоги Canva: 8 зручних онлайн-сервісів для роботи з...

Графічний онлайн-редактор Canva — справжній фаворит багатьох digital-фахівців, які працюють із зображеннями чи презентаціями. Зважаючи на...

сума збитків, яких зазнав український бізнес внаслідок війни

Скільки складає загальна сума збитків, яких зазнав...

Скільки українських підприємств постраждало та яка сума збитків?

Практикуємо сторітелінг: як маркетологу створити історію, придумати персонажа та зацікавити потенційних клієнтів

Практикуємо сторітелінг: як маркетологу створити історію,...

Хочете навчитися зацікавлювати потенційних клієнтів? Тоді нова стаття від редакції Webpromo допоможе вам у цьому, адже ви швидко...

Арбітраж трафіка: що це таке і як на ньому заробити

Арбітраж трафіка: що це таке і як на ньому заробити

У новій статті ми не просто розповідаємо про потенціал і користь аффілейт-маркетингу, а пояснюємо, що таке арбітраж трафіка та як від...

Підпишіться на нашу розсилку
Будьте в курсі останніх новин та спецпропозицій
Підписка на розсилку в Telegram
Залишились питання?
Наші експерти готові відповісти на них

 

Зв’яжіться за вказаним нижче телефоном з нашим менеджером або скористайтеся послугою «Зателефонуйте мені». Ми зв’яжемося з вами найближчим часом.

Кожен в команді— майстер своєї справи
Ціную Webpromo за гнучкість
Команда Webpromo, як продовження нашого відділу маркетингу
Спокійний за просування своїх проєктів в інтернеті
Кратно зросли показники приросту органічного трафіку
Рекомендую Webpromo, як надійних партнерів
Серед багатьох, ми обрали Webpromo
Виконують всі задачі, досягаючи кращих КРІ

Ми використовуємо cookie-файли для надання найбільш актуальної інформації.

Продовжуючи використовувати сайт, Ви погоджуєтесь з використанням файлів cookie.

Політика конфіденційності