Воркфлоу як принцип організації робочого процесу
Workflow буквально перекладається «робочий потік». Це спосіб впорядкування робочих процесів, яке допомагає організовувати, як повторювані одноманітні задачі, так і виконувати складні творчі завдання. Сьогодні терміном «воркфлоу» також називають програмні рішення, які допомагають вдосконалити робочі процеси.
Як використовувати Воркфлоу для щоденних задач?
Найчастіше Воркфлоу використовують для налагодження процесів всередині команди. Автоматизація виникає в результаті чітко сформованого ланцюжка завдань. На кожному етапі залучені учасники мають набір інструкцій, а також інструментів, знань та вмінь для розв’язань задач за різних умов.
Для зручності Воркфлоу-процес описують з використанням блок-схем (представлення алгоритму за допомогою пов’язаних між собою схематичних блоків) або графів (елементи з позначеним напрямком зв’язків). Далі розглянемо декілька прикладів
Застосування Воркфлоу в роботі копірайтера
Копірайтер — це спеціаліст, який створює маркетингові тексти. В межах роботи одного фахівця потрібно працювати з різними форматами, темами, які часто не пов’язані між собою.
Впорядкування задач можна представити у вигляді текстової схеми:
- Отримання ТЗ (технічного завдання). Приблизне визначення складності, оцінка своїх навичок та знань, встановлення таймінгу.
- Вивчення інформації, створення плану статті, сценарію або опису структури лендінгу, окремої сторінки сайту тощо.
- Чорнове написання тексту.
- Вичитка та редактура, доповнення та розширення.
- Переклад іншими мовами за потреби.
- Фінальна здача матеріалу (публікація, передача на програмістів або продакшн).
Як оптимізувати роботу email-маркетолога
Імейл-маркетолог — це спеціаліст, який просуває товари або послуги через електронну пошту. Розглянемо створення імейл-розсилки за умов, що вже є база одержувачів та сервіс для створення розсилок:
- Визначте цілі та тип розсилки відповідно до поточної задачі.
- Проаналізуйте інформаційне поле. Пропишіть тему, текст, підготуйте візуал чи поставте ТЗ відповідним спеціалістам.
- Створіть лист у поштовому сервісі.
- Виконайте необхідні налаштування та відправте розсилку.
- Проаналізуйте.
У цьому прикладі аналіз — відкладена задача, яку потрібно запланувати окремо від основного пулу та лише потім закрити все завдання.
Воркфлоу як спосіб роботи з проєктами різної складності
В організації щоденних процесів все зводиться до побудови прийнятного плану та його дотримання у відведених часових межах. До масштабних проєктів, на виконання яких потрібні тижні чи навіть місяці, потрібен інакший підхід.
Дорон Маєр у книзі «Workflow: Практичний посібник до творчого процесу» пише:
«Три основні етапи творчого процесу… — задум, бачення і втілення — чудовий вихідний пункт для деталізації проєкту.
У малих і середніх проєктах доцільно приділяти 25%-40% часу на задум і бачення, залишаючи 60%-75% на етап втілення. Етап задуму зазвичай досить короткий, а це означає, що більшу частину часу до втілення буде присвячено розробці вашого бачення».
Отже, загальний план проєкту виглядає так:
- Задум — це сама ідея без чітких вказівок. Їх може бути декілька.
- Бачення — розробка задуму до цілісної стратегії. На цьому етапі також необхідно зробити збір інформації, відсіяти непотрібне та зафіксувати всі знахідки.
- Втілення — безпосереднє виконання. Чіткий та прагматичний етап, на якому необхідно виконати завдання вчасно.
Як розробити деталізований план малого або середнього проєкту?
Дорон Маєр у вищезгаданій книзі пропонує лінійний план. Суть полягає в тому, щоб зобразити всю майбутню роботу над проєктом на прямій з відведеною кількістю днів і блоками етапів.
Спочатку слід розмістити три основні — задум, бачення, втілення, а згодом їх деталізувати. Приклад на рисунку нижче.
Якщо є чітке завдання, то етап задуму можна пропустити, більше часу приділивши дослідженню чи безпосередньо втіленню.
Також у книзі автор дає декілька порад для організації процесу:
- Встановлюйте мікротерміни — розбивайте день на задачі й послідовно дотримуйтесь їх. Це спрацює, якщо над завданням працюєте самостійно і не потрібно відвертати увагу на інші поточні задачі.
- Не варто планувати мікротерміни до кінця проєкту. Розподіліть час на великі блоки, а мікрозадачі розписуйте із врахуванням поточної ситуації.
- Обов’язково записуйте заплановані кроки.
Робота над великими проєктами
Воркфлоу, як зазначали на початку, працює не тільки в рамках організації часу одного спеціаліста, а й цілої команди. Лінійний план не може вмістити одночасно багато змінних. У цьому випадку найкраще використовувати блокову структуру.
У своїй книзі Дорон Маєр пише:
«Якщо ви працюєте над великим або складним проєктом, то замість розділяти його на прості завдання, розбийте його на підпроєкти»
Якщо мікропроєкт все ще залишається досить складним, поділіть його на ще менші. Продовжуйте, поки не зможете застосувати лінійний план.
Для організації команди над великими проєктами рекомендуємо використовувати спеціальні програми.
Інструменти Воркфлоу
Якщо маленький проєкт, який ви виконуєте одноосібно, зручно записати в блокнот, то в організації командної роботи традиційні ручка та папір навряд чи допоможуть. Навіть для самостійного використання в сучасному світі існує багато вебпрограм та мобільних застосунків. Розкажемо про 2 улюблені програми, які мають україномовний інтерфейс.
Trello
Онлайн-платформа для впорядкування командної роботи. За допомогою дощок, списків та карток можна створити багаторівневу структуру великого проєкту та контролювати його виконання командою.
Trello використовують також і для особистих задач — планування, збереження інформації, нариси, нагадування тощо.
Worksection
Програма-помічник для планування, яка працює, як на комп’ютері, так і на телефоні. Організацію та контроль командної роботи забезпечують функції:
- Дашборд проєкту зображує всі дані в одному місці за допомогою діаграм та графіків;
- Діаграма Ганта візуалізує зв’язки між проєктами та завданнями;
- Канбан-дошки оптимізують управління.
- Чати, звіти, постановка задач допомагають у щоденної роботи й комунікації.
Як і попередню програму, Worksection можна використовувати безплатно для індивідуального користувача. Тарифи для командної роботи залежать від кількості доданих учасників та наданого функціоналу.
Окрім перерахованих інструментів, спеціалісти різних напрямків працюють в Asana, Jira та Monday. Вони не мають україномовної версії. Принцип роботи у програмах схожих, відрізняються деякі функції та наповнення.
